Jedes Fahrzeug auf der Straße verfügt über eine 17-stellige Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN). Mit dieser Nummer lässt sich am schnellsten feststellen, ob für ein bestimmtes Fahrzeug ein offener Sicherheitsrückruf vorliegt. Eine Rückrufabfrage per FIN grenzt eine allgemeine Herstellerankündigung auf eine eindeutige Ja-oder-Nein-Antwort für ein einzelnes Fahrzeug ein.

Bei einem einzelnen Fahrzeug dauert diese Überprüfung nur eine Minute. Bei einer Flotte mit 50, 200 oder 1.000 Fahrzeugen verschiedener Marken und Modelljahre wird die manuelle Eingabe einzelner FINs auf einer Herstellerwebsite jedoch schnell zu einer Aufgabe, die einen halben Arbeitstag beansprucht und selten regelmäßig wiederholt wird.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Rückrufabfragen per FIN funktionieren, wie die Ergebnisse zu interpretieren sind, wie sich regelmäßige Überprüfungen organisieren lassen und wie Sie mit dem kostenlosen Fleet Insights Tool zur Rückrufabfrage per FIN bis zu 100 FINs gleichzeitig überprüfen können.

Die Bedeutung von Rückrufabfragen verstehen

Warum Sie Fahrzeuge auf Rückrufe überprüfen sollten

Hersteller versenden Rückrufbenachrichtigungen per Post an die Adresse, unter der das Fahrzeug zugelassen ist. Bei Flottenfahrzeugen, die auf eine Leasinggesellschaft, eine Unternehmenszentrale oder einen Vorbesitzer zugelassen sind, kann dieses Schreiben auf einem Schreibtisch landen, der weit von der Person entfernt ist, die für die Terminvereinbarung zur Reparatur verantwortlich ist. Manche Benachrichtigungen treffen erst Wochen nach der Bekanntgabe eines Rückrufs ein. Andere erreichen die zuständige Person überhaupt nicht.

Eine FIN-Abfrage schließt diese Informationslücke. Das Abfragetool von EMKAY bezieht Rückrufdaten direkt von den Herstellern. Die Suche anhand der FIN liefert außerdem präzisere Ergebnisse als eine Suche nach Modelljahr, Marke und Modell, da viele Rückrufe nur bestimmte Produktionszeiträume oder Werke betreffen.

Für Flotten gehen die Risiken über das einzelne Fahrzeug hinaus. Ist ein Fahrzeug mit einem offenen Rückruf in einen Unfall verwickelt, stellt sich die Frage, was das Unternehmen wann wusste. Ein dokumentierter und regelmäßig durchgeführter Prüfprozess hilft, diese Fragen bereits im Vorfeld zu beantworten.

Häufige Rückrufe und ihre Auswirkungen

Rückrufe betreffen zahlreiche Fahrzeugkomponenten und können unterschiedliche Folgen haben. Einige Kategorien treten bei Pkw- und Serviceflotten besonders häufig auf:

• Bremsen, Lenkung und Airbags: Mängel, die die Unfallvermeidung oder den Insassenschutz beeinträchtigen und in der Regel eine zeitnahe Reparatur erfordern.
• Kraftstoff- und elektrische Systeme: Probleme mit Verkabelung, Kraftstofflecks und Batterien, die eine Brandgefahr darstellen können, selbst wenn das Fahrzeug geparkt ist.
• Antriebssoftware: Unerwartetes Absterben des Motors, unbeabsichtigtes Herunterschalten oder Verlust der Antriebsleistung, häufig durch ein Softwareupdate beim Händler oder ein Over-the-Air-Update zu beheben.
• Kennzeichnungen und Dokumentation: Fehlerhafte Angaben zur Zuladung oder zum Reifendruck, die lediglich den Austausch eines per Post versendeten Aufklebers erfordern und kaum oder keine Ausfallzeit verursachen.

Die betrieblichen Auswirkungen unterscheiden sich ebenso stark. Manche Maßnahmen dauern beim Händler nur 30 Minuten. Für andere werden Ersatzteile benötigt, die möglicherweise erst nach Monaten verfügbar sind. In der Zwischenzeit muss der Flottenmanager entscheiden, ob das betroffene Fahrzeug weiterhin eingesetzt werden kann.

So führen Sie eine Rückrufabfrage per FIN durch

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Rückrufsuche per FIN

Das Fleet Insights Tool zur Rückrufabfrage per FIN wurde speziell für Flotten entwickelt: Fügen Sie eine Liste mit FINs ein, senden Sie sie einmal ab und erhalten Sie Informationen über alle offenen Rückrufe der betreffenden Fahrzeuge. So funktioniert es:

1. FIN-Liste zusammenstellen. Exportieren Sie die FIN-Spalte aus Ihrer Flottenübersicht, Ihrem Leasingbericht oder Ihrer Telematikplattform. Bei einem einzelnen Fahrzeug befindet sich die FIN unten an der Windschutzscheibe auf der Fahrerseite, am Türrahmen der Fahrertür sowie in den Zulassungs- und Versicherungsunterlagen.
2. Daten bereinigen. Jede FIN muss genau 17 Zeichen enthalten. Die Buchstaben I, O und Q werden in FINs nicht verwendet. Enthält eine FIN einen dieser Buchstaben, deutet dies meist auf einen Tippfehler oder eine Verwechslung mit der Ziffer Null hin.
3. Tool öffnen. Rufen Sie die Seite Rückrufabfrage per FIN auf Fleet Insights auf. Ein Benutzerkonto oder eine Anmeldung ist nicht erforderlich.
4. Bis zu 100 FINs einfügen, jeweils eine pro Zeile. Eine Spalte aus einer Tabellenkalkulation lässt sich problemlos kopieren, sodass jede FIN in einer eigenen Zeile steht. Flotten mit mehr als 100 Fahrzeugen können ihre Liste in mehrere Gruppen aufteilen.
5. Auf „Submit“ klicken. Das Tool zeigt alle offenen Rückrufe an, die den eingegebenen FINs zugeordnet sind.
6. Ergebnisse speichern. Dokumentieren Sie, welche Fahrzeuge offene Rückrufe aufweisen. Verwenden Sie anschließend Reset, um das Eingabefeld zu leeren und die nächste Gruppe zu überprüfen.

Den Schweregrad von Rückrufen verstehen

Die Anzahl der betroffenen Fahrzeuge in einer Rückrufmeldung sagt wenig über die Dringlichkeit aus. Lesen Sie zunächst die Beschreibung des Sicherheitsrisikos und der Abhilfemaßnahme. Achten Sie anschließend besonders auf zwei Warnhinweise: Do Not Drive (Nicht fahren) und Park Outside (Im Freien parken). Beide Hinweise bedeuten, dass das Fahrzeug bis zum Abschluss der Reparatur nicht mehr gefahren beziehungsweise nicht mehr in einer Garage abgestellt werden sollte.

Eine einfache Einteilung in drei Dringlichkeitsstufen sorgt für einheitliche Entscheidungen innerhalb der Flotte:

• Sofort: Warnhinweise wie Do Not Drive oder Park Outside sowie Mängel an Bremsen, Lenkung oder Airbags. Nehmen Sie das Fahrzeug außer Betrieb und vereinbaren Sie noch in derselben Woche einen Servicetermin.
• Beim nächsten Servicetermin: Mängel mit geringerem Unfallrisiko oder einer dokumentierten Übergangslösung. Lassen Sie die Maßnahme beim nächsten geplanten Wartungstermin durchführen.
• Überwachen: Korrekturen von Aufklebern, Dokumentationsfehler und Rückrufe, für die noch keine Abhilfemaßnahme verfügbar ist. Verfolgen Sie den Status, bis die benötigten Teile eintreffen.

Weitere Informationen zur Interpretation von Einstufungen und Reparaturhinweisen finden Sie unter Leitfaden für Flottenmanager zur Bewertung des Schweregrads von Rückrufen.

Rückrufe im Blick behalten

Bewährte Verfahren für regelmäßige Rückrufabfragen per FIN

Eine einmalige Rückrufprüfung ist schnell veraltet. Hersteller melden jede Woche neue Rückrufe. Einige einfache Maßnahmen helfen dabei, den Rückrufstatus Ihrer Flotte aktuell zu halten:

• Regelmäßige Prüfintervalle festlegen. Für die meisten Flotten ist eine monatliche Überprüfung ausreichend. Größere oder ältere Flotten können alle zwei Wochen eine Prüfung durchführen.
• Bei jeder Fahrzeugübergabe prüfen. Überprüfen Sie die FIN bei der Auslieferung eines Fahrzeugs, bei der Zuweisung an einen neuen Fahrer oder bei der Vorbereitung auf die Wiedervermarktung.
• Eine verantwortliche Person benennen. Eine Person sollte die Abfragen durchführen, die Ergebnisse dokumentieren und Reparaturen koordinieren. Wenn alle zuständig sind, bleiben offene Rückrufe häufig unbearbeitet.

Kontaktinformationen für Unterstützung durch den Hersteller

Wenn eine Abfrage einen offenen Rückruf ergibt, können drei Anlaufstellen bei der Behebung helfen:

• Jeder autorisierte Vertragshändler der Marke. Vertragshändler führen Rückrufreparaturen kostenlos durch, unabhängig davon, wo das Fahrzeug gekauft wurde. Halten Sie beim Anruf die FIN und die Rückrufaktionsnummer bereit.
• Der Kundendienst des Herstellers. Die Telefonnummer finden Sie auf der Rückrufbenachrichtigung und auf der Kundendienstseite des Automobilherstellers. Der Kundendienst hilft bei Ersatzteilverzögerungen, Anfragen zu Ersatzfahrzeugen und Streitigkeiten mit Händlern.
• Die Fahrzeugsicherheits-Hotline der NHTSA. Unter 888-327-4236 erhalten Sie Antworten auf Fragen zu Rückrufen oder können bislang nicht behobene Sicherheitsprobleme melden.

Führen Sie Ihre erste Rückrufprüfung für die Flotte durch

Eine Rückrufabfrage per FIN dauert nur wenige Minuten, wenn das richtige Tool auch große Fahrzeugbestände verarbeiten kann. Fügen Sie Ihre Fahrzeugliste in das Fleet Insights Tool zur Rückrufabfrage per FIN ein und überprüfen Sie noch heute den aktuellen Rückrufstatus Ihrer Flotte.

Für Flotten, die von regelmäßigen Prüfungen auf eine kontinuierliche Überwachung umsteigen möchten, bietet EMKAY Recall+ Echtzeitbenachrichtigungen für Flottenadministratoren und Fahrer per E-Mail, SMS und Driver 360. Das System versendet weiterhin Benachrichtigungen, bis jeder Rückruf vollständig behoben ist, und stellt Berichte zu Sicherheitsrisiken, dem Status der Abhilfemaßnahmen und dem Bearbeitungsfortschritt für alle Fahrzeuge bereit. Rufen Sie 630.250.7400 an oder schreiben Sie an info@emkay.com, um mehr zu erfahren.