Perché la risposta ai richiami è una questione di responsabilità, non solo di manutenzione

I tribunali e le compagnie assicurative esaminano la documentazione. Se un veicolo era soggetto a un richiamo aperto al momento di un incidente, la domanda diventa se la flotta ne fosse a conoscenza e se abbia reagito entro un periodo di tempo ragionevole. Una solida politica di sicurezza della flotta risponde a questa domanda prima ancora che qualcuno debba porla.

È qui che ridurre il rischio di responsabilità sui veicoli di proprietà dell’azienda inizia ad assomigliare meno a un esercizio legale e più a un’abitudine operativa. Il monitoraggio dei VIN, la programmazione degli interventi e la notifica ai conducenti non sono attività separate. Sono un unico flusso di lavoro e, nel momento in cui una qualsiasi parte si interrompe, la flotta resta esposta.

Cosa deve coprire una politica di sicurezza della flotta

Una politica scritta dovrebbe rispondere a tre domande in modo abbastanza chiaro da essere interpretate allo stesso modo da un conducente, un responsabile e un auditor.

Chi monitora i richiami aperti e con quale frequenza? I controlli manuali dei VIN nei database dei costruttori funzionano per le flotte di piccole dimensioni. Per qualsiasi flotta che superi alcune decine di veicoli serve un flusso di dati automatizzato, perché una revisione mensile di un foglio di calcolo può perdere i richiami emessi la settimana successiva all’ultimo controllo.

Quanto rapidamente viene ritirato un veicolo dalla circolazione una volta emesso un richiamo? La gravità dovrebbe determinare la tempistica. Un difetto critico per la sicurezza — sterzo, freni, airbag — richiede una programmazione dell’intervento nella stessa settimana. Una correzione relativa all’etichettatura o al software può attendere la successiva visita di manutenzione programmata senza aumentare il rischio.

Chi documenta la risoluzione e dove viene conservato il relativo registro? Non basta che qualcuno ricordi che “il richiamo è stato gestito”. Serve un registro di servizio datato, collegato al VIN e recuperabile se una richiesta di risarcimento o un audit dovessero richiederlo.

Costruire la politica senza creare un collo di bottiglia

I documenti relativi alle politiche di gestione della flotta falliscono per uno di due motivi: nessuno li legge oppure nessuno riesce ad agire abbastanza rapidamente. Entrambi i problemi hanno la stessa soluzione — mantenere la politica breve e mettere il meccanismo di controllo prima della burocrazia.

Iniziate dal sistema di monitoraggio. Che si tratti di uno strumento dedicato al tracciamento dei richiami o di un controllo manuale programmato, la politica dovrebbe indicare lo strumento e la persona responsabile della verifica. Una responsabilità poco chiara è il motivo per cui i richiami restano non letti.

Successivamente, definite i livelli di risposta. Tre livelli di gravità — immediato, prossimo intervento di manutenzione e solo monitoraggio — forniscono ai responsabili un quadro decisionale invece di obbligarli a fare una valutazione ogni volta che arriva un avviso. Questa coerenza è ciò che protegge la flotta se una richiesta di risarcimento viene mai sottoposta a revisione.

Infine, chiudete il ciclo con i conducenti. Una politica per i conducenti dei veicoli aziendali dovrebbe richiedere la segnalazione tempestiva delle spie del cruscotto e di comportamenti anomali del veicolo, poiché i conducenti spesso notano i sintomi prima che arrivi un avviso formale di richiamo. Quel canale bidirezionale — dall’azienda al conducente e dal conducente all’azienda — è ciò che mantiene affidabile il sistema.

Come appare la situazione quando il sistema si interrompe

Immaginate una flotta di 95 furgoni di servizio. A marzo viene emesso un richiamo relativo al piantone dello sterzo. L’avviso arriva in una casella di posta condivisa a cui hanno accesso tre persone, ma nessuno è incaricato di controllarla. A giugno, uno dei furgoni della flotta viene coinvolto in una collisione a bassa velocità e la prima richiesta dell’assicuratore durante la revisione del sinistro riguarda la cronologia degli interventi e lo stato dei richiami associati a quel VIN.

Se la risposta è un’alzata di spalle, la flotta ha appena consegnato all’avvocato della controparte una narrazione pronta all’uso: difetto noto, nessuna azione intrapresa. È una posizione molto più difficile da difendere rispetto a “richiamo emesso, veicolo programmato entro la finestra di livello uno, intervento completato e registrato”. Stesso incidente, esposizione completamente diversa, e l’unica differenza è se esisteva una politica e se è stata rispettata.

Come si collega a un quadro più ampio

Il nostro recente articolo su cosa rivela un richiamo Subaru relativo al GAWR sull’interpretazione della gravità dei richiami spiega come valutare se un richiamo specifico richiede un’azione urgente o una programmazione di routine. Questo articolo rappresenta il livello di policy alla base di quella valutazione — la struttura che assicura che venga presa la decisione giusta ogni volta, non solo quando qualcuno si accorge casualmente dell’avviso.

Una flotta senza una politica scritta di risposta ai richiami si affida all’attenzione delle persone. Una flotta che ne ha una si affida a un sistema. Solo uno di questi due approcci regge in una deposizione.

Per le flotte che vogliono integrare il monitoraggio dei richiami nelle operazioni quotidiane invece di gestirlo ad hoc, EMKAY può spiegare come impostare il processo. Contattateci al 630.250.7400 o all’indirizzo info@emkay.com.