Localizzazione GPS, diagnostica del motore, valutazione del comportamento dei conducenti: nessuna di queste è una tecnologia nuova. Eppure, quante flotte operano ancora senza utilizzarla oppure la impiegano in modo così parziale da non ottenere quasi alcun beneficio?

Questa lacuna si manifesta generalmente attraverso una serie di piccoli problemi: un incidente che avrebbe potuto essere evitato, un guasto che avrebbe potuto essere previsto o una spesa per il carburante che continua ad aumentare per motivi che nessuno riesce a spiegare completamente. Presi singolarmente, questi problemi sembrano semplice sfortuna. Nel loro insieme, rappresentano il risultato prevedibile della gestione di una flotta con una visibilità limitata su ciò che accade realmente sulla strada.

Ecco i cinque maggiori rischi che le flotte si assumono quando rimandano o evitano l’integrazione della telematica.

1. Punti ciechi nella sicurezza dei conducenti

Senza la telematica, la maggior parte dei responsabili di flotta viene a conoscenza dei comportamenti di guida rischiosi solo dopo che qualcosa è andato storto: un incidente, un reclamo o una multa. Eccessi di velocità, frenate brusche, accelerazioni improvvise e tempi eccessivi al minimo rimangono invisibili fino a quando non si verifica un incidente che richiede una spiegazione. Il rischio non consiste soltanto nelle occasioni perse per formare i conducenti, ma anche nei costi cumulativi derivanti da una visibilità parziale.

Le flotte che utilizzano la telematica esclusivamente per la localizzazione GPS rinunciano ai miglioramenti dell’efficienza del carburante, agli avvisi di manutenzione e ai report di conformità offerti da una piattaforma completamente integrata. I dati relativi al funzionamento al minimo che non raggiungono mai un dashboard non vengono segnalati; gli schemi di frenata brusca associati a un percorso o a un veicolo specifico passano inosservati, invece di determinare una modifica del percorso o un confronto con il conducente. Un utilizzo frammentato della telematica indebolisce inoltre la strategia complessiva di gestione della flotta, poiché le decisioni relative alla sostituzione dei veicoli, alle assicurazioni e agli aggiornamenti delle politiche finiscono per basarsi su dati incompleti. La piena integrazione trasforma la telematica da strumento di localizzazione passivo a sistema operativo sul quale i responsabili di flotta possono concretamente intervenire.

Le piattaforme telematiche rendono visibile in tempo reale il comportamento dei conducenti. Questo è importante perché la formazione sulla sicurezza funziona soltanto quando è tempestiva. Un conducente che riceve un riscontro nella stessa settimana in cui ha superato il limite di velocità ha molte più probabilità di modificare il proprio comportamento rispetto a uno che ne viene informato mesi dopo, ammesso che venga informato. Le flotte prive di questa visibilità tendono a gestire la sicurezza in modo reattivo, affrontando le conseguenze degli incidenti anziché prevenirli.

2. Fermi imprevisti dovuti a interventi di manutenzione mancati

Quasi tutte le flotte dispongono di un programma di manutenzione scritto da qualche parte. Il problema è sapere se venga effettivamente rispettato. Un veicolo ha superato la scadenza prevista per l’assistenza? Un segnale di avvertimento, come un codice di errore, una batteria che inizia a deteriorarsi o un numero di ore del motore che supera progressivamente il limite abituale, viene rilevato tempestivamente oppure ignorato fino a trasformarsi in un vero guasto? Senza integrazione, la maggior parte delle flotte finisce per gestire due versioni della manutenzione: il programma sulla carta e la realtà sulla strada. Un solido piano di manutenzione della flotta serve a poco se gli intervalli di assistenza vengono monitorati manualmente attraverso fogli di calcolo, annotazioni dei conducenti e fatture delle officine. Le lacune sono inevitabili e aumentano con la crescita della flotta.

Il software per la gestione della manutenzione della flotta collega automaticamente questi segnali e identifica i veicoli che si stanno avvicinando alle soglie di assistenza ancora prima che una lista di controllo manuale possa rilevarli. Questo passaggio da un programma di manutenzione statico a uno dinamico è ciò che distingue le flotte che evitano i guasti da quelle che si limitano a reagire quando si verificano.

La manutenzione preventiva funziona soltanto quando i dati su cui si basa sono aggiornati e centralizzati. Senza una soluzione telematica che raccolga in un unico luogo i dati in tempo reale sullo stato dei veicoli, i piccoli problemi emergono troppo tardi, generalmente quando un veicolo rimane fermo presso un luogo di lavoro o deve essere rimosso inaspettatamente dalla rotazione. Questo fermo non comporta soltanto costi di riparazione, ma anche la perdita dei ricavi o della capacità di servizio che il veicolo avrebbe generato durante quella giornata.

3. Costi del carburante che superano silenziosamente il budget

Il carburante rappresenta uno dei maggiori costi controllabili nelle operazioni di flotta e il comportamento di guida ha su di esso un effetto diretto e misurabile. Il funzionamento al minimo, le accelerazioni aggressive e i percorsi inefficienti consumano carburante che la flotta non avrebbe bisogno di utilizzare. La telematica per flotte e l’efficienza del carburante sono direttamente collegate, perché la piattaforma associa i dati sui consumi a conducenti, veicoli e percorsi specifici, anziché lasciarli nascosti all’interno di un estratto conto delle carte carburante.

Comprendere in che modo le abitudini di guida influenzano l’efficienza del carburante rappresenta la differenza tra ipotizzare quali percorsi sprechino carburante e sapere esattamente dove venga speso il denaro. Per le flotte che cercano attivamente di ridurre i costi, questo è spesso il fattore sul quale è possibile intervenire più rapidamente, poiché la spesa per il carburante risponde velocemente alla formazione dei conducenti e alle modifiche dei percorsi una volta che i dati rendono visibile il problema.

La difficoltà consiste nel fatto che questi schemi sono quasi impossibili da individuare senza dati. Un responsabile di flotta può sospettare che determinati conducenti o percorsi siano meno efficienti, ma un sospetto non corregge uno sforamento del budget. La telematica trasforma l’efficienza del carburante da una semplice supposizione a un parametro misurabile e monitorabile, che normalmente rappresenta il primo passo per migliorarla.

4. Rischi di conformità difficili da individuare in tempo

I requisiti normativi relativi alle ore di guida, alle ispezioni dei veicoli e alla documentazione sulla sicurezza non sono facoltativi. Eppure, le flotte maggiormente esposte ai rischi di non conformità sono spesso quelle che si affidano ancora a registri manuali e documenti cartacei per dimostrare il rispetto delle regole.

Le migliori soluzioni per la conformità delle flotte alle normative di settore condividono tutte una caratteristica: sostituiscono i registri manuali con documenti automatizzati e verificabili, che non possono essere persi, modificati o dimenticati in un vano portaoggetti. Il modo in cui le aziende utilizzano la telematica per la reportistica di conformità si riduce generalmente a questo: le conferme delle ispezioni, i dati relativi alle ore di servizio e le politiche per i conducenti dei veicoli aziendali vengono registrati automaticamente, contrassegnati con data e ora e archiviati centralmente.

La telematica non si limita a monitorare i dati, ma crea una documentazione verificabile e dotata di data e ora. Questo è estremamente importante nel caso in cui una flotta venga sottoposta a un audit o sia coinvolta in una controversia legale in seguito a un incidente.

5. Decisioni prese sulla base di informazioni incomplete

Forse il rischio maggiore è anche quello meno evidente: i responsabili di flotta prendono decisioni operative concrete, come stabilire quando sostituire i veicoli, pianificare i percorsi o assegnare i conducenti, senza disporre di informazioni complete. Quando i dati dei conducenti si trovano in un sistema, quelli sullo stato dei veicoli in un altro e i registri di sicurezza in un foglio di calcolo separato, il quadro utilizzato dal responsabile è sempre parziale. Gli indicatori chiave di prestazione della gestione della flotta hanno poco valore se vengono calcolati partendo da una serie di dati incompleta.

L’analisi dei dati telematici esiste proprio per risolvere questo problema, ma funziona soltanto quando i dati sono effettivamente consolidati e accessibili. Le flotte che rinunciano alla telematica o non la integrano mai completamente nelle decisioni quotidiane finiscono per gestire le operazioni basandosi sull’intuito e su report obsoleti. Reagiscono a informazioni vecchie anziché a ciò che sta realmente accadendo in quel momento nell’intera flotta.

Colmare la lacuna

Nessuno di questi rischi è insolito o eccezionale. Rappresentano il normale costo cumulativo di operare senza una visibilità adeguata. Le flotte che li gestiscono meglio non sono necessariamente quelle che dispongono della tecnologia più avanzata, ma quelle che hanno reso i dati della flotta abbastanza facili da consultare e utilizzare da poter agire concretamente.

È proprio questa la lacuna che EMKAY Telematics Connect è stato progettato per colmare. La soluzione raccoglie i dati dei fornitori telematici esistenti, tra cui Geotab, Samsara, Motive, Azuga, Verizon Connect e altri, all’interno di un unico dashboard EMKAY, in modo che i punteggi relativi alla sicurezza dei conducenti, i dati sullo stato dei veicoli e le informazioni sulla posizione e sull’utilizzo siano disponibili in un unico luogo anziché distribuiti tra diversi accessi. Per le flotte che raccolgono già dati telematici, ma hanno difficoltà a trasformarli in azioni concrete, questo tipo di integrazione rappresenta spesso il tassello mancante.