Бюджеты автопарков редко превышаются из-за одного неудачного решения. Чаще это происходит потому, что десятки небольших расходов — техническое обслуживание, отложенное на несколько недель, маршрут с лишними милями, автомобиль, который месяцами используется недостаточно — незаметно накапливаются, пока годовую сумму уже невозможно нормально объяснить. Анализ затрат на управление автопарком помогает выявить такие расходы до того, как они начнут складываться друг с другом, и начинается он с точного понимания того, какие именно затраты должны входить в расчет.

Что входит в затраты на управление автопарком

Для легковых и сервисных автопарков — седанов, SUV, фургонов и рабочих грузовиков, используемых в повседневной деятельности, а не для дальних грузоперевозок, — затраты обычно делятся на две категории: фиксированные и переменные.

Фиксированные затраты остаются примерно одинаковыми независимо от того, сколько автомобиль ездит. К этой категории относятся:

• Лизинговые или кредитные платежи по каждому автомобилю
• Страховые взносы
• Сборы за лицензирование и регистрацию
• Подписки на программное обеспечение для управления автопарком

Переменные затраты меняются в зависимости от использования и поведения:

• Топливо
• Плановое техническое обслуживание и внеплановые ремонты
• Замена шин и деталей
• Платные дороги и парковка

Третья категория — косвенные затраты — часто скрывается в бюджетах других подразделений. Административное время, которое уходит на планирование технического обслуживания, отслеживание компенсаций за пробег или сверку отчетов по топливным картам, редко отображается отдельной строкой как «затраты автопарка», но все равно создает реальные накладные расходы. Объединить все эти расходы в одном представлении — первый шаг анализа затрат на управление автопарком.

Расчет общей стоимости владения

Общая стоимость владения (TCO) — это показатель, который объединяет фиксированные и переменные расходы в одну сумму на автомобиль за весь срок его эксплуатации. В TCO входят:

1. Стоимость приобретения, независимо от того, куплен автомобиль или взят в лизинг
2. Топливо, израсходованное за весь срок эксплуатации автомобиля
3. Расходы на техническое обслуживание и ремонт — как плановые, так и внеплановые
4. Страхование и лицензирование
5. Стоимость перепродажи или ликвидационная стоимость в конце срока эксплуатации автомобиля

Два автомобиля с одинаковой ценой по прайс-листу могут иметь очень разные показатели TCO после учета топливной эффективности, истории обслуживания и стоимости перепродажи. Автомобиль с более низкой первоначальной стоимостью, но частыми ремонтами, в итоге может обойтись дороже за весь жизненный цикл, чем автомобиль с более высокой стартовой ценой и лучшей историей обслуживания. Именно TCO показывает эту разницу — сравнение только стоимости приобретения ее скрывает.

Стоимость управления автопарком на один автомобиль и стоимость за милю

После расчета TCO следующим полезным показателем становится стоимость за милю (CPM): общие затраты автопарка, разделенные на общее количество миль, пройденных за тот же период. CPM превращает абстрактный годовой бюджет в показатель, который можно сравнивать между автомобилями, маршрутами и даже с отраслевыми ориентирами для легковых автопарков.

Формула проста:

CPM = (Фиксированные затраты + Переменные затраты) ÷ Общее количество пройденных миль

Отслеживание стоимости на автомобиль вместе с CPM помогает определить, какие активы автопарка оправдывают свои расходы, а какие начинают становиться нагрузкой на бюджет. Если CPM автомобиля стабильно растет квартал за кварталом, даже когда его пробег остается неизменным, это обычно означает, что расходы на техническое обслуживание или низкая топливная эффективность начинают перевешивать выгоду от дальнейшей эксплуатации. Наблюдение за этой тенденцией дает менеджерам автопарка основанную на данных причину поднять вопрос перед финансовым отделом до того, как решение о замене станет срочным, а не запланированным.

Где находятся затраты на топливо в управлении автопарком

Топливо остается одной из крупнейших переменных статей расходов для большинства легковых и сервисных автопарков, и при этом это одна из наиболее управляемых статей. На затраты на топливо влияют несколько факторов помимо цены на заправке:

• Работа на холостом ходу. Автомобили, которые остаются заведенными во время стоянки, расходуют топливо, не добавляя ни одной мили к показаниям одометра, и эти потери накапливаются в автопарке любого размера.
• Эффективность маршрутов. Плохо спланированные маршруты добавляют лишние мили, и каждая дополнительная миля несет затраты на топливо и износ помимо потерянного времени.
• Поведение водителя. Резкое ускорение и интенсивное торможение заметно снижают топливную эффективность, особенно на скоростях автомагистрали.
• Выбор автомобиля. Подбор размера автомобиля и силовой установки под конкретную задачу — вместо автоматического выбора самого крупного доступного варианта — помогает удерживать расходы на топливо пропорционально реальной потребности.

Данные телематики и топливных карт дают менеджерам автопарка видимость по всем четырем факторам без необходимости полагаться на ручные журналы пробега или самостоятельную отчетность водителей по расходу топлива. Некоторые автопарки также рассматривают электрические или гибридные автомобили для маршрутов с меньшим пробегом, пока цены на топливо остаются нестабильными. Экономия на топливе и техническом обслуживании может быть существенной, хотя расчет в значительной степени зависит от профиля маршрута, доступности зарядки и первоначальной стоимости автомобиля.

Стратегии снижения затрат автопарка

После того как TCO и CPM определены как базовые показатели, практический вопрос состоит в том, как снизить эти цифры без ущерба для уровня обслуживания. Несколько подходов стабильно дают результаты для легковых и сервисных автопарков:

• Перейти на обслуживание по фактическому состоянию. Планирование обслуживания по реальным моточасам и пробегу, а не по фиксированному календарному интервалу, помогает раньше выявлять проблемы и избегать оплаты обслуживания, которое автомобилю еще не требуется.
• Оптимизировать размер автопарка. Автомобили, которые неделями простаивают без работы, все равно продолжают создавать расходы на страхование, амортизацию и лицензирование. Периодический анализ загрузки часто выявляет активы, которые можно перераспределить или вывести из эксплуатации без снижения уровня обслуживания.
• Корректировать поведение водителей. Сокращение времени работы на холостом ходу, более плавное ускорение и соблюдение маршрутов — это привычки, которым можно научиться, а программы обучения на основе телематики дают водителям прямую обратную связь вместо того, чтобы полагаться на отчеты постфактум.
• Консолидировать поставщиков и запасы деталей. Разрозненные отношения с ремонтными организациями и дублирующие заказы на запчасти увеличивают расходы на техническое обслуживание так, что это часто становится заметно только после сравнения счетов между разными сервисами.
• Закладывать сроки замены в бюджет, а не реагировать на них постфактум. Ждать поломки автомобиля, чтобы начать планировать его замену, почти всегда обходится дороже, чем заранее запланировать замену на момент, когда эксплуатационные расходы начинают превышать амортизацию.

Ни один из этих подходов не требует полной перестройки. Большинство автопарков получают наибольший эффект, если сначала сосредоточиться на одной или двух из этих областей — в зависимости от того, какая категория расходов быстрее всего растет в их собственных данных.

Как превратить данные о затратах в решения

Отслеживание TCO, CPM и расходов на топливо в общей панели дает менеджерам автопарка и финансовым командам единую точку отсчета вместо отдельных таблиц, которые никогда полностью не сходятся. Видимость этих показателей в реальном времени также сокращает промежуток между обнаружением проблемы с затратами и реальными действиями — динамика CPM автомобиля может указать на необходимость замены за несколько месяцев до того, как поломка вынудит принять решение.

Правильный анализ затрат требует постоянного отслеживания, а не разовой проверки. Автопарки, которые регулярно пересматривают показатели TCO и CPM, раньше замечают постепенный рост расходов и принимают решения по замене автомобилей, техническому обслуживанию и поведению водителей на основе актуальных данных, а не прошлогодних предположений.

Нужна помощь в разработке стратегии управления затратами с учетом пробега и состава вашего автопарка? Свяжитесь с EMKAY по телефону 630.250.7400 или по адресу info@emkay.com.