Попробуйте изучить управление коммерческим автопарком, и вы увидите стену из сайтов поставщиков и несколько подборок "лучшего программного обеспечения для управления автопарком", которые расставляют одни и те же пять компаний в разном порядке. Ничто из этого не говорит о том, что именно вашей компании нужно проверить перед подписанием договора.

В этом руководстве рейтинги оставлены в стороне, а вместо них предлагается система оценки: категории услуг, из которых состоит современное управление автопарком, вопросы, которые следует задавать поставщику, и тревожные сигналы, которые могут проявиться позже. Материал предназначен для руководителей, отвечающих за легковые и сервисные автомобили — седаны, внедорожники, фургоны и рабочие грузовики — а не за дальние грузоперевозки, которые работают по совершенно другому набору показателей.

Почему списки "Top 10" упускают главное

Поиск 10 лучших компаний по управлению автопарком дает именно то, чего можно ожидать: статьи-списки, построенные на партнерских программах, SEO-продвижении или собственном маркетинговом бюджете поставщика. Такие рейтинги сводят решение, которое должно зависеть от размера вашего автопарка, состава транспортных средств и внутренних возможностей компании, к единому упорядоченному списку, словно у всех автопарков одинаковые требования.

Региональному сервисному автопарку из 40 автомобилей и национальному автопарку отдела продаж из 400 автомобилей нужны от поставщика разные вещи. Компании с собственной ремонтной мастерской требуется иной объем услуг, чем компании, которая полностью передает обслуживание на аутсорсинг. Ранжирование поставщиков по популярности или маркетинговым расходам игнорирует переменные, определяющие реальное соответствие вашим потребностям. Лучше начинать не с вопроса "кто занимает первое место?" — а с вопроса "в каких из этих пяти категорий услуг мне нужна помощь и как оценить поставщика в каждой из них?"

Основные категории управления коммерческим автопарком

Управление коммерческим автопарком в самом широком смысле — это координация всего, что необходимо для поддержания парка автомобилей в рабочем состоянии: приобретения, технического обслуживания, соблюдения требований, отслеживания и последующей реализации. Поставщики объединяют эти элементы по-разному, поэтому первый этап оценки — определить, какие именно категории услуг вы приобретаете.

1. Услуги по техническому обслуживанию автопарка

Услуги по техническому обслуживанию автопарка включают планирование профилактического обслуживания, координацию ремонтов, отслеживание гарантий и управление сетью поставщиков услуг. Эта категория часто обеспечивает наиболее очевидную отдачу от инвестиций, поскольку отложенное обслуживание быстро проявляется в простоях и расходах на ремонт.

При оценке программы технического обслуживания поставщика спросите:

• Насколько велика сеть сертифицированных ремонтных мастерских и покрывает ли она географию вашего автопарка?
• Договаривается ли поставщик о тарифах непосредственно с ремонтными мастерскими?
• Каково среднее время выполнения обычного технического обслуживания по сравнению с незапланированным ремонтом?
• Можно ли просматривать историю технического обслуживания и предстоящие потребности в сервисе по каждому автомобилю без подачи отдельного запроса?

2. Системы отслеживания автопарка

Системы отслеживания автопарка — GPS-телематика, мониторинг поведения водителей и данные о маршрутах — за последние несколько лет превратились из приятного дополнения в базовую необходимость для большинства автопарков. При оценке вопрос уже не в том, предлагает ли поставщик отслеживание; это делают практически все. Вопрос в том, связаны ли данные отслеживания с чем-то, что позволяет принимать конкретные меры.

Обратите внимание на:

• Интеграцию данных отслеживания с уведомлениями о техническом обслуживании (время работы на холостом ходу и случаи резкого торможения должны быть связаны с интервалами обслуживания, а не просто отображаться на карте)
• Карточки оценки водителей, которые руководители операционных подразделений могут непосредственно использовать во время обсуждений и обучения
• Условия владения и экспорта данных — некоторые поставщики затрудняют перенос истории телематики при смене поставщика

Поставщики телематических решений, которые продают только оборудование и панель управления, не добавляя к ним уровень технического обслуживания или соблюдения требований, относятся к другой категории продуктов, чем полноценное управление автопарком. Ни один из вариантов сам по себе не является неправильным, но смешение этих категорий при оценке приводит к несоответствующим ожиданиям в дальнейшем.

3. Программное обеспечение для управления автопарком

Каждый поставщик в этой сфере использует ту или иную форму программного обеспечения для управления автопарком — собственную или лицензированную у третьей стороны. При оценке важно понимать, какая часть этого программного обеспечения доступна непосредственно вам, а какая работает как черный ящик на стороне поставщика.

Вопросы, которые стоит задать:

• Дает ли платформа менеджерам автопарка прямой доступ к данным о расходах, использовании автомобилей и состоянии технического обслуживания?
• Насколько гибко настраивается отчетность? Можно ли создавать представления, соответствующие вашим центрам затрат, регионам или классам автомобилей?
• Что происходит с вашими данными и настройками при смене поставщика — существует ли определенный процесс экспорта или отношения заканчиваются созданием заявки на получение данных?

Качество программного обеспечения легко оценить во время демонстрации продаж и гораздо сложнее — при ежедневном использовании. Попросите рекомендации клиентов, которые работают с платформой не менее года.

4. Приобретение автомобилей и структура лизинга

Поставщики услуг для автопарков обычно предлагают сочетание открытого лизинга, закрытого лизинга и программ приобретения автомобилей для автопарка. Эта часть определяет денежный поток, риск остаточной стоимости и то, насколько легко можно изменять размер автопарка по мере изменения потребностей бизнеса. Она заслуживает отдельного обсуждения при оценке, поскольку структура лизинга оказывает большее долгосрочное финансовое влияние, чем любая функция программного обеспечения.

Открытый лизинг переносит риск остаточной стоимости на оператора автопарка, но обычно предусматривает более низкие ежемесячные платежи и большую гибкость в отношении использования автомобиля после окончания установленного срока. Закрытый лизинг фиксирует остаточную стоимость заранее, обменивая часть гибкости на предсказуемость расходов. Программы приобретения автомобилей для автопарка полностью исключают лизинговые отношения и подходят операторам, располагающим капиталом и внутренней экспертизой для самостоятельного управления перепродажей и выбытием автомобилей.

5. Администрирование соответствия требованиям и безопасности

Соблюдение требований DOT, если они применимы к вашим классам автомобилей, документы о квалификации водителей и администрирование политики безопасности завершают перечень услуг. Поставщик, который хорошо справляется с этой областью, снижает административную нагрузку на внутренних сотрудников; поставщик, который справляется плохо, создает риски ответственности, проявляющиеся в самый неподходящий момент — обычно после происшествия.

Для легковых и сервисных автопарков этой категории часто уделяют недостаточно внимания при оценке, поскольку нормативная нагрузка выглядит меньшей, чем в грузовых перевозках. Однако продление регистрации, процедуры сообщения об авариях и мониторинг водительских удостоверений все равно должны иметь четко определенного ответственного. Спросите, кто отвечает за ситуацию, когда статус водительского удостоверения меняется в середине срока лизинга, и насколько быстро эта информация поступает вашей команде по безопасности. Поставщик без документированного ответа — это тот, за которым вам придется бегать уже после того, как что-то пойдет не так.

Общая стоимость владения, а не только ежемесячный счет

Предлагаемая ежемесячная ставка — самый простой для сравнения между поставщиками показатель и одновременно самый бесполезный сам по себе. Общая стоимость владения включает топливо, техническое обслуживание, простои, административный труд и остаточную стоимость, полученную при реализации автомобиля. Два поставщика с похожими ежемесячными ставками могут обеспечить совершенно разные итоговые расходы после учета наценок на техническое обслуживание, платы за ремонт вне сети и сборов по окончании лизинга.

Запросите пример полной разбивки затрат для класса автомобилей, сопоставимого с вашим, а не только базовую ежемесячную ставку. Поставщики, уверенные в своей структуре ценообразования, без колебаний подробно ее разберут.

Создание системы оценки

Определив, какие категории услуг вы приобретаете, оценивайте потенциальных поставщиков по одному и тому же набору критериев для каждой из них:

• Четкость объема услуг. Получите письменную разбивку того, что именно включено, а что оплачивается отдельно. Расплывчатые формулировки относительно покрытия технического обслуживания или доступа к телематическим данным впоследствии часто обходятся дорого.
• Доступ к данным. Менеджеры автопарка должны иметь доступ в режиме реального времени к состоянию автомобилей, расходам и данным о соответствии требованиям — а не получать ежемесячную сводку по графику поставщика.
• Покрытие сети. Для технического обслуживания и ремонта покрытие должно соответствовать реальной географии вашего автопарка, а не заявленному на бумаге национальному присутствию поставщика.
• Гибкость договора. Размер автопарка меняется. Убедитесь, насколько легко можно добавлять, удалять или переназначать автомобили без пересмотра всего соглашения.

Сравнивайте каждого финалиста по этому же списку бок о бок. Это не создаст рейтинг "Top 10", но даст четкое представление о том, какой поставщик подходит вашему бизнесу.

Решения для автопарков не бывают универсальными

Выражение решения для автопарков используется как общий термин для всего — от одной подписки на телематику до полностью переданного на аутсорсинг отдела управления автопарком. Именно эта неоднозначность объясняет, почему для структурированной оценки требуется нечто большее, чем сравнительная таблица поставщиков. Правильный вариант зависит от того, какую часть работы вы хотите оставить внутри компании, а какую передать на сторону, насколько велик и географически распределен ваш автопарк и какой уровень видимости ежедневных операций необходим вашей команде.

Менеджер автопарка, отвечающий за 30 сервисных фургонов в одном мегаполисе, имеет другие приоритеты, чем менеджер, управляющий 3 000 автомобилями в десятке штатов. Оба могут выбрать поставщика с похожим набором основных услуг, но вопросы оценки — покрытие сети, детализация отчетности, гибкость договора — будут иметь для них разный вес.

Структурирование процесса оценки

Структурированный процесс запроса предложений позволяет сравнивать варианты бок о бок; серия звонков отделов продаж этого не позволяет. Несколько шагов помогут удерживать процесс в рамках реальных требований вашего автопарка:

• Сначала задокументируйте текущее состояние. Перед запросом предложений соберите существующие расходы по категориям — техническое обслуживание, топливо, телематика, административный труд — чтобы у вас была реальная точка сравнения, а не только прогнозируемая поставщиком экономия, принимаемая на веру.
• Отправьте всем финалистам одинаковые запросы по объему услуг. Попросите каждого поставщика рассчитать одну и ту же структуру автомобилей, те же категории услуг и те же требования к отчетности. Различия в составе услуг делают сравнение цен бессмысленным.
• Оценивайте категории отдельно, прежде чем выставлять общую оценку поставщику. Поставщик может предлагать отличное покрытие технического обслуживания и слабую телематическую отчетность или наоборот. Слишком раннее объединение всего в одну общую оценку скрывает эти компромиссы.
• Привлекайте людей, которые будут пользоваться системой каждый день. Закупочные подразделения оценивают договоры; операционные менеджеры и диспетчеры оценивают, насколько панель управления и инструменты отчетности удобны в обычный рабочий день. Учтите обе точки зрения до принятия окончательного решения.

Тревожные сигналы, на которые стоит обратить внимание

Некоторые закономерности неоднократно встречаются у автопарков, меняющих поставщика уже в течение первого срока договора:

• Обсуждения продаж, в которых делается акцент на функциях программного обеспечения, но ответы становятся расплывчатыми, когда речь заходит о размере сети технического обслуживания или сроках ремонта
• Отчетность, предоставляемая в виде статических документов вместо интерактивной панели в реальном времени
• Нежелание предоставлять рекомендации клиентов с сопоставимым размером автопарка и составом автомобилей
• Условия договора, которые штрафуют за изменение размера автопарка вместо того, чтобы предусматривать такие изменения

Ни один из этих факторов сам по себе не является основанием для отказа, но наличие двух или более в рамках одной оценки заслуживает более внимательного изучения перед подписанием договора.

Поговорите с поставщиком напрямую

Рейтинги и сравнительные таблицы могут помочь сократить список, но детали, определяющие, будет ли партнерство успешным — покрытие сети в вашей конкретной зоне обслуживания, структура отчетности и то, как условия договора учитывают изменения размера автопарка — проявляются только в прямом разговоре с командой поставщика.

EMKAY работает с менеджерами автопарков, отвечающими за легковые и сервисные автопарки, чтобы создавать программы технического обслуживания, отслеживания и управления жизненным циклом с учетом особенностей их работы. Позвоните по номеру 630.250.7400 или напишите на info@emkay.com, чтобы обсудить потребности вашего автопарка.