Lange Zeit war die Einstellung eines Flottenmanagers eine recht vorhersehbare Angelegenheit. Man veröffentlichte eine Stellenbeschreibung, die sich auf Fahrzeugwartung und Fahrerplanung konzentrierte, suchte nach jemandem mit Erfahrung in Logistik oder Transport und besetzte die Stelle. Diese Formel verändert sich. Unternehmen, die dieselbe Stellenanzeige veröffentlichen, die sie schon vor fünf Jahren verwendet haben, sehen zu, wie die Position wochenlang, manchmal monatelang unbesetzt bleibt, während Kandidaten, die möglicherweise perfekt geeignet wären, die Anzeige nicht einmal zu Gesicht bekommen.

Drei Kräfte treiben diesen Wandel voran, und sie verstärken sich gegenseitig auf eine Weise, die alte Einstellungsstrategien unzuverlässig macht. Die Tätigkeit selbst verändert sich. Der verfügbare Arbeitskräftepool, aus dem die Position besetzt werden kann, schrumpft. Und die Vergütung, die erforderlich ist, um einen qualifizierten Kandidaten zu gewinnen, liegt inzwischen deutlich über dem, was die meisten HR-Budgets noch vor einigen Jahren angenommen haben. Wer alle drei Faktoren versteht, kann Positionen im Flottenmanagement besser besetzen und Top-Talente in der Flottenbranche halten.

Die aktualisierte Stellenbeschreibung

Suchen Sie nach „Was macht ein Flottenmanager?“, und Sie werden zahlreiche Antworten finden, die noch immer auf den Grundlagen beruhen: Fahrzeugbeschaffung, Wartungsplanung, Kraftstoffmanagement, Fahreraufsicht. Diese Aufgaben sind nicht verschwunden, aber sie beschreiben längst nicht mehr die gesamte Tätigkeit. Von modernen Flottenmanagern wird erwartet, dass sie Telematik-Dashboards interpretieren, die Gesamtbetriebskosten von Elektrofahrzeugen gegenüber Dieselfahrzeugen abwägen, ESG-Berichtspflichten verwalten und sich mit der IT über Datenintegrationen abstimmen, die vor einem Jahrzehnt in der Welt eines Flottenmanagers noch gar nicht existierten. Die Rolle hat still und leise Teile der Betriebsanalyse, Nachhaltigkeitsstrategie und des Managements von Anbieter-Technologien übernommen.

Die Vergütungsdaten spiegeln diese Erweiterung wider. Die jüngste Gehaltsumfrage von Work Truck Online zeigt, dass die Bezahlung von Flottenmanagern stetig steigt, während sich die Rolle zu einer strategischeren Führungsposition entwickelt, wobei die Vergütung parallel zur Flottengröße und zur betrieblichen Komplexität zunimmt. Manager, die größere und technologisch komplexere Betriebe beaufsichtigen, werden entsprechend bezahlt, und Unternehmen, die ihre internen Stellenbeschreibungen oder Gehaltsbänder nicht angepasst haben, konkurrieren mit einem veralteten Angebot um Talente.

Mit anderen Worten: Eine Stellenbeschreibung für einen Flottenmanager, die auf alten Annahmen basiert, wird gute Kandidaten aussortieren. Jemand mit einem Hintergrund in Datenanalyse oder Supply-Chain-Technologie könnte eine Stellenanzeige überfliegen, die stark von Formulierungen über praktische Reparaturarbeiten und Wartungsjargon geprägt ist, und zu dem – zutreffenden – Schluss kommen, dass die Stelle nicht zu ihm passt. Gleichzeitig verfügen Kandidaten, die dem alten Profil entsprechen, möglicherweise nicht über die technische Kompetenz, die die Tätigkeit inzwischen tatsächlich erfordert.

Auch Zertifizierungen sind Teil dieses Signals. Inhaber der CAFM-Zertifizierung (Certified Automotive Fleet Manager) verdienen im Durchschnitt rund 10.000 US-Dollar mehr als Personen ohne diese Qualifikation, was den Wert unterstreicht, den Arbeitgeber einer formalen Ausbildung im Flottenmanagement beimessen. HR-Teams, die Zertifizierungen lediglich als nettes Extra und nicht als echten Differenzierungsfaktor betrachten, übersehen einen Datenpunkt, den sowohl Kandidaten als auch Personalverantwortliche ernst nehmen.

Ein schrumpfender, alternder Talentpool

Die Diskrepanz bei den benötigten Fähigkeiten wäre beherrschbar, wenn ausreichend qualifizierte Personen zur Auswahl stünden. Doch das ist nicht der Fall. Laut der TechForce Foundation wird die Flottenbranche zwischen 2024 und 2028 schätzungsweise fast eine Million neue Techniker benötigen, und dieser Mangel wirkt sich auch auf Managementpositionen aus, die üblicherweise dadurch besetzt werden, dass erfahrene Techniker und Mitarbeiter aus dem operativen Bereich in Führungspositionen befördert werden. Wenn die Pipeline an Technikern versiegt, versiegt auch die Pipeline der Flottenmanager, die aus diesem Kreis hervorgegangen wären.

Die Auswirkungen zeigen sich inzwischen darin, wie lange Positionen unbesetzt bleiben. Offene Stellen für Flottentechniker benötigen inzwischen durchschnittlich 67 Tage, bis sie besetzt werden – eine Zahl, die noch vor wenigen Jahren alarmierend gewirkt hätte. Bei Führungspositionen im Flottenmanagement kann die Wartezeit noch länger sein, insbesondere bei Unternehmen, die weder bereit sind, die Anforderungen der Stelle noch das angebotene Gehalt anzupassen.

Ein Teil des Problems ist generationenbedingt. Eine Welle erfahrener Flottenexperten nähert sich dem Ruhestand und nimmt jahrzehntelanges institutionelles Wissen mit, während weniger jüngere Arbeitnehmer in ausreichendem Umfang berufliche und operative Karrierewege einschlagen, um sie zu ersetzen. HR-Abteilungen, die es gewohnt waren, Flottentalente über Empfehlungen und Branchennetzwerke zu finden, stellen fest, dass diese Netzwerke dünner geworden sind als früher. Das zwingt Unternehmen zu Strategien, die vor einem Jahrzehnt noch unnötig erschienen wären: Ausbildungsprogramme, Partnerschaften zur Finanzierung von Studien- oder Ausbildungskosten mit technischen Schulen und interne Karrierepfade, die Mitarbeiter aus dem operativen Bereich auf Führungsaufgaben im Flottenmanagement vorbereiten, noch bevor überhaupt eine Stelle frei wird.

Die Mitarbeiterbindung ist inzwischen genauso dringend geworden wie die Personalgewinnung. Einen Flottenmanager zu verlieren bedeutet heute, in einem Markt um Ersatz konkurrieren zu müssen, in dem dieser mehr kostet, länger zu finden ist und mehr Einarbeitungszeit benötigt, um sich in zunehmend komplexe Systeme einzuarbeiten.

Die Bezahlung hat sich verändert – und das Ansehen ebenfalls

Flottenmanagement wurde früher, ob zu Recht oder nicht, eher als operative Unterstützungsfunktion denn als strategische Funktion betrachtet. Diese Wahrnehmung verändert sich, und die Bezahlung ist eines der deutlichsten Signale dafür. Flottenmanager, die Flotten mit 501 bis 1.000 Fahrzeugen beaufsichtigen, verdienen laut den Umfragedaten von Work Truck Online inzwischen durchschnittlich mehr als 130.000 US-Dollar pro Jahr, während diejenigen, die Flotten mit mehr als 1.000 Einheiten verwalten, durchschnittlich etwa 142.000 US-Dollar verdienen. Kleinere Flotten zahlen weniger, doch auch dort sind die Zahlen gestiegen, da die Position mehr Verantwortung übernommen hat.

Die zunehmende Komplexität der Rolle spiegelt breitere Anforderungen im gesamten Transportsektor wider, wobei Flottenmanager zunehmend Anbieternetzwerke beaufsichtigen, neue Technologien implementieren und sich mit sich weiterentwickelnden Mobilitätsstrategien auseinandersetzen. Unternehmen bezahlen damit faktisch für eine Tätigkeit, die deutlich mehr einer operativen Führungsposition auf Director-Ebene ähnelt als der Rolle eines Wartungskoordinators, als die sie intern möglicherweise noch eingestuft ist.

Das hat Konsequenzen, die HR nicht ignorieren kann. Eine Stellenbezeichnung und ein Gehaltsband, die seit mehreren Jahren nicht überprüft wurden, spiegeln möglicherweise nicht mehr die Realität des Marktes wider. Vergütungsinformationen lassen sich vor einem Vorstellungsgespräch leicht recherchieren, und ein zu niedriges Angebot, das auf einem veralteten internen Vergleichswert basiert, signalisiert einem starken Kandidaten schnell, dass das Unternehmen mit der Branche, für die es Personal gewinnen möchte, nicht Schritt gehalten hat. Schlimmer noch: Es kann signalisieren, dass das Unternehmen nicht vollständig versteht, was es von dieser Position eigentlich verlangt.

Ansehen und Bezahlung entwickeln sich tendenziell gemeinsam, und beides verschiebt sich zugunsten des Flottenmanagements. Das sind gute Nachrichten für die langfristige Fähigkeit der Branche, Talente anzuziehen, aber es bedeutet auch, dass Unternehmen, die weiterhin auf Grundlage der Annahmen von gestern einstellen, weiterhin Kandidaten an Organisationen verlieren werden, die ihre Erwartungen bereits neu kalibriert haben.

Was das für die Art und Weise bedeutet, wie Unternehmen einstellen

Keine dieser drei Veränderungen findet isoliert statt. Der Umfang der Tätigkeit hat sich erweitert, der Pool an Personen, die dafür qualifiziert sind, ist kleiner geworden, und der Preis, der erforderlich ist, um eine qualifizierte Person zu gewinnen, ist gestiegen. Wer nur einen dieser Aspekte als das gesamte Problem betrachtet, wird zu unvollständigen Lösungen gelangen.

Einige praktische Veränderungen sollten von jedem Unternehmen in Betracht gezogen werden, das überarbeitet, wie es Führungskräfte für das Flottenmanagement einstellt:

• Schreiben Sie die Stellenanzeige so um, dass sie widerspiegelt, was die Position tatsächlich beinhaltet. Wenn vom Flottenmanager erwartet wird, Telematikdaten zu interpretieren, die Planung des Übergangs zu Elektrofahrzeugen zu steuern oder ESG-Berichterstattung zu koordinieren, sagen Sie das direkt. Vage Stellenanzeigen filtern genau die Kandidaten aus, die sich in einer spezifischeren Beschreibung wiedererkennen würden.
• Vergleichen Sie die Vergütung mit aktuellen Marktdaten statt mit der internen Vergangenheit. Eine Zahl, die vor drei Jahren wettbewerbsfähig erschien, kann heute deutlich unter dem liegen, was ähnlich große Flotten zahlen, und Kandidaten, die sich vorab über die Position informieren, werden das wissen.
• Bauen Sie interne Talentpipelines auf, statt sich ausschließlich auf externe Einstellungen zu verlassen. Eine Beförderung aus einem Betriebs- oder Wartungsteam, kombiniert mit Unterstützung bei Zertifizierungen und strukturiertem Mentoring, kann die Suche erheblich verkürzen und der bevorstehenden Ruhestandswelle entgegenwirken, bevor sie zu einer Krise bei offenen Stellen führt.
• Behandeln Sie Zertifizierungen und formale Weiterbildung als echten Mehrwert, sowohl bei den Anforderungen an eine Stelle als auch bei der Unterstützung bestehender Mitarbeiter auf dem Weg dorthin. Das signalisiert Kandidaten Ernsthaftigkeit und korreliert mit messbaren Gehaltsunterschieden auf dem Markt.

Die Personalgewinnung im Flottenmanagement verändert sich, weil sich die Tätigkeit selbst, der Arbeitsmarkt und die zugrunde liegende Vergütungsstruktur verändert haben. Unternehmen, die ihren Einstellungsansatz entsprechend anpassen, werden weniger Zeit mit unbesetzten Stellen verbringen und Kandidaten gewinnen, die tatsächlich für die Tätigkeit gerüstet sind, wie sie heute existiert.