A todo gestor de flota se le pide reducir costos en algún momento, normalmente durante la temporada de presupuestos y, a veces, en medio de un mal trimestre de combustible. El instinto suele ser empezar por las partidas más fáciles de ver: precios del combustible, tarifas de leasing y primas de seguros. Esas cifras se mueven con el mercado y están, en gran medida, fuera de su control.

Los costos que realmente vale la pena perseguir son aquellos sobre los que el equipo de flota tiene influencia directa: cómo se mantienen los vehículos y cómo se conducen. Si se gestionan bien esos dos aspectos, los efectos posteriores alcanzan prácticamente todas las demás partidas del presupuesto: economía de combustible, valor de reventa, renovaciones de seguros y tiempo de inactividad no planificado.

Dónde se esconden los costos de la flota

Una flota típica de vehículos ligeros o de servicio distribuye sus gastos en cinco categorías:

• Combustible
• Mantenimiento
• Seguros y reclamaciones
• Depreciación
• Gastos administrativos

El combustible recibe la mayor atención porque su costo es visible semana a semana. El mantenimiento y la seguridad son menos evidentes, pero sus efectos se acumulan. Un vehículo mal mantenido consume más combustible, se avería con mayor frecuencia y conserva menos valor de reventa. Una flota con una cultura de seguridad deficiente sigue pagando las consecuencias en su historial de reclamaciones mucho después de que el incidente se haya cerrado.

Por eso, los dos mayores factores controlables dentro de cualquier plan de reducción de costos son la gestión del mantenimiento y el diseño del programa de seguridad. Ninguno genera ahorros de la noche a la mañana, pero ambos producen resultados que se acumulan año tras año.

Gestión del mantenimiento: el recurso que la mayoría de las flotas aprovecha poco

El mantenimiento preventivo parece obvio, y la mayoría de las flotas ya cuenta con alguna versión de él. Sin embargo, un programa de mantenimiento basado en intervalos rígidos de kilometraje no refleja cómo se utilizan actualmente los vehículos, y los intervalos genéricos del fabricante rara vez tienen en cuenta el clima regional, el ciclo de trabajo o la antigüedad del vehículo.

Algunos ajustes suelen generar excelentes resultados:

• Pasar de una programación basada en calendario a una basada en el estado del vehículo. Los datos telemáticos — horas de motor, tiempo en ralentí y códigos de falla — ofrecen una imagen más precisa del desgaste del vehículo que el kilometraje por sí solo. Una van de servicio que permanece tres horas al día en ralentí en lugares de trabajo necesita un calendario de mantenimiento distinto al de otra que recorre el mismo kilometraje principalmente por carretera.
• Centralizar los registros de mantenimiento entre proveedores. Las flotas que utilizan una combinación de talleres de concesionarios, talleres independientes y mecánicos móviles suelen perder visibilidad en cuanto un vehículo sale de una red preferida. Un historial de mantenimiento único, incluso una hoja de cálculo compartida básica, permite detectar problemas recurrentes antes de que se conviertan en problemas costosos.
• Establecer un límite para el mantenimiento aplazado y hacerlo cumplir. Posponer un trabajo de frenos de $200 porque un vehículo "todavía funciona bien" es la forma en que un trabajo de $200 se convierte en uno de $2,000, además de dejar un vehículo fuera de servicio durante una semana. La mayoría de los gestores de flota lo saben en teoría; las flotas que realmente ahorran dinero son las que cuentan con una política escrita que elimina esta decisión de manos del conductor.
• Rastrear el costo de mantenimiento por vehículo, no solo por flota. Los números agregados ocultan los casos atípicos. Un pequeño número de unidades con alto kilometraje o mayor antigüedad suele representar una proporción desmedida del gasto total de mantenimiento, y esos son los vehículos que conviene retirar antes en lugar de seguir reparándolos.

Nada de esto requiere una gran inversión tecnológica. Un paquete telemático básico y un proceso de seguimiento consistente cubren la mayor parte de las mejoras; el resto depende de la disciplina.

Programas de seguridad de flota: el factor de costo con un retorno más lento

Los programas de seguridad son más difíciles de presentar internamente como una medida de reducción de costos porque el retorno aparece en las renovaciones de seguros, la prevención de reclamaciones y la mayor vida útil de los vehículos, en lugar de reflejarse en una factura mensual. Eso hace que sea fácil financiarlos de forma insuficiente, y es un error: la frecuencia y gravedad de los accidentes son algunos de los factores que más hacen variar el costo total de propiedad de una flota de vehículos ligeros.

Un programa de seguridad no tiene que ser complejo para producir resultados:

• Establecer una línea de base antes de hacer cambios. Reúna doce meses de datos de incidentes, clasificados por causa, tipo de vehículo y antigüedad del conductor en la empresa. La mayoría de las flotas descubre que un pequeño porcentaje de conductores o rutas representa la mayoría de los incidentes, lo que indica dónde conviene concentrarse primero.
• Utilizar los datos de comportamiento de conducción como material de capacitación, no como castigo. Las frenadas bruscas, el exceso de velocidad y las aceleraciones rápidas detectadas por la telemática son útiles cuando sirven para iniciar una conversación con el conductor, no cuando se usan únicamente para medidas disciplinarias. Las flotas que lo plantean como capacitación obtienen un mejor cumplimiento a largo plazo que aquellas que comienzan con sanciones.
• Incorporar un proceso de respuesta ante recalls y defectos. Los recalls abiertos que permanecen sin atender en vehículos activos representan una brecha de responsabilidad fácil de pasar por alto una vez que el vehículo está en uso diario. Un proceso definido para identificar y resolver recalls — algo para lo que el programa Recall+ de EMKAY está diseñado específicamente — elimina esa brecha sin añadir trabajo manual de seguimiento al equipo de flota.
• Revisar anualmente el programa de seguridad en función de los datos de reclamaciones. Un programa creado hace dos años puede estar resolviendo el problema del año pasado. Comparar los patrones actuales de incidentes con el diseño original del programa permite mantener los esfuerzos enfocados en los riesgos que existen actualmente.

El retorno de un programa de seguridad es más lento que el de una mejora en mantenimiento, pero es duradero. Una menor frecuencia de reclamaciones se refleja en las negociaciones de renovación de seguros, y menos accidentes significan menos vehículos fuera de servicio por reparaciones.

Cómo construir un plan de reducción de costos

La reducción de costos de flota suele fracasar cuando se trata como una iniciativa única en lugar de una disciplina operativa continua. Algunos principios ayudan a mantener el plan bien enfocado:

• Empezar con datos antes de establecer objetivos. Fijar una meta de reducción de costos sin una línea de base suele llevar a recortar en los lugares equivocados — mantenimiento aplazado, capacitación omitida — y generar costos mayores más adelante.
• Priorizar primero los factores con el ciclo de retroalimentación más corto. Los cambios en mantenimiento se reflejan en el presupuesto dentro de uno o dos trimestres. Los cambios en los programas de seguridad tardan más en aparecer en los datos de reclamaciones y renovaciones, por lo que combinar una mejora rápida con otra más lenta mantiene el impulso sin prometer demasiado.
• Asignar un responsable a cada factor. Los planes de reducción de costos que dependen completamente del gestor de flota tienden a estancarse cuando surgen otras prioridades. Dividir la supervisión del mantenimiento y la responsabilidad del programa de seguridad entre dos personas, incluso de manera informal, ayuda a que ambos sigan avanzando.
• Revisar el plan trimestralmente. Los precios del combustible, la distribución por antigüedad de los vehículos y la rotación de conductores cambian constantemente el panorama. Un plan de reducción de costos creado una sola vez y dejado sin actualizar deja de representar a la flota para la que fue diseñado en menos de un año.

En resumen

Los precios del combustible y las tarifas de leasing seguirán cambiando independientemente de lo que haga el equipo de flota. La verdadera capacidad de influencia está en la disciplina de mantenimiento y en el diseño del programa de seguridad, y ambos generan efectos acumulativos con el tiempo que resultan fáciles de subestimar al principio. Una flota que mejora el mantenimiento preventivo y desarrolla un verdadero programa de seguridad no solo está reduciendo costos para el siguiente ciclo presupuestario: está creando una estructura de costos más baja para todos los ciclos posteriores.

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