Prima o poi, a ogni fleet manager viene chiesto di ridurre i costi, di solito durante la stagione di pianificazione del budget, a volte nel mezzo di un trimestre particolarmente negativo per il carburante. L’istinto è iniziare dalle voci più facili da vedere: prezzi del carburante, canoni di leasing e premi assicurativi. Questi valori si muovono con il mercato e sono in gran parte fuori dal vostro controllo.

I costi su cui vale davvero la pena intervenire sono quelli che il team della flotta può influenzare direttamente: come vengono mantenuti i veicoli e come vengono guidati. Gestendo bene questi due aspetti, gli effetti a valle raggiungono quasi ogni altra voce del budget — efficienza nei consumi, valore di rivendita, rinnovi assicurativi e tempi di fermo non pianificati.

Dove si nascondono i costi della flotta

Una tipica flotta di veicoli leggeri o di servizio distribuisce la spesa in cinque categorie:

• Carburante
• Manutenzione
• Assicurazioni e sinistri
• Ammortamento
• Costi amministrativi

Il carburante riceve la maggior parte dell’attenzione perché il suo costo è visibile ogni settimana. Manutenzione e sicurezza sono meno evidenti, ma i loro effetti si accumulano. Un veicolo mantenuto male consuma più carburante, si guasta più spesso e conserva un valore di rivendita inferiore. Una flotta con una cultura della sicurezza debole continua a pagarne il prezzo nella propria storia dei sinistri molto tempo dopo la chiusura dell’incidente.

Per questo motivo, i due maggiori fattori controllabili in qualsiasi piano di riduzione dei costi sono la gestione della manutenzione e la progettazione del programma di sicurezza. Nessuno dei due genera risparmi dall’oggi al domani, ma entrambi producono risultati che si accumulano anno dopo anno.

Gestione della manutenzione: il fattore che la maggior parte delle flotte sfrutta troppo poco

La manutenzione preventiva sembra ovvia, e la maggior parte delle flotte ne utilizza già una qualche forma. Ma un programma di manutenzione costruito su intervalli di chilometraggio rigidi non riflette il modo in cui i veicoli vengono utilizzati oggi, e gli intervalli generici dei produttori raramente tengono conto del clima regionale, del ciclo di lavoro o dell’età del veicolo.

Alcuni aggiustamenti tendono a produrre ottimi risultati:

• Passare da una pianificazione basata sul calendario a una basata sulle condizioni del veicolo. I dati telematici — ore motore, tempo al minimo e codici di guasto — offrono un quadro più preciso dell’usura del veicolo rispetto al solo chilometraggio. Un van di servizio che rimane al minimo per tre ore al giorno presso i luoghi di lavoro necessita di tempistiche di manutenzione diverse rispetto a uno che percorre lo stesso chilometraggio principalmente in autostrada.
• Centralizzare i registri di manutenzione tra i diversi fornitori. Le flotte che utilizzano una combinazione di assistenza presso concessionari, officine indipendenti e meccanici mobili spesso perdono visibilità nel momento in cui un veicolo esce da una rete preferenziale. Uno storico di manutenzione unico, anche un semplice foglio di calcolo condiviso, permette di individuare i problemi ricorrenti prima che diventino costosi.
• Stabilire una soglia per la manutenzione rinviata e farla rispettare. Rimandare un intervento sui freni da $200 perché un veicolo "funziona ancora bene" è il modo in cui un lavoro da $200 diventa un intervento da $2,000, oltre a lasciare il veicolo fuori servizio per una settimana. La maggior parte dei fleet manager lo sa in teoria; le flotte che risparmiano davvero sono quelle che dispongono di una politica scritta che sottrae questa decisione al conducente.
• Monitorare il costo di manutenzione per veicolo, non soltanto per l’intera flotta. I dati aggregati nascondono le anomalie. Un piccolo numero di unità con chilometraggio elevato o più anziane rappresenta spesso una quota sproporzionata della spesa totale per manutenzione, e sono proprio questi i veicoli che vale la pena sostituire prima, anziché continuare a riparare.

Nulla di tutto questo richiede un grande investimento tecnologico. Un pacchetto telematico di base e un processo di monitoraggio coerente coprono la maggior parte dei benefici; il resto dipende dalla disciplina.

Programmi di sicurezza della flotta: il fattore di costo con un ritorno più lento

I programmi di sicurezza sono più difficili da presentare internamente come strumenti di riduzione dei costi, perché il ritorno si manifesta nei rinnovi assicurativi, nella prevenzione dei sinistri e nella maggiore durata dei veicoli, anziché in una fattura mensile. Per questo è facile sottofinanziarli, ed è un errore: la frequenza e la gravità degli incidenti sono tra i fattori che incidono maggiormente sul costo totale di proprietà di una flotta di veicoli leggeri.

Un programma di sicurezza non deve essere complesso per produrre risultati:

• Stabilire una base di riferimento prima di apportare modifiche. Raccogliete dodici mesi di dati sugli incidenti, classificati per causa, tipo di veicolo e anzianità del conducente. La maggior parte delle flotte scopre che una piccola percentuale di conducenti o percorsi è responsabile della maggior parte degli incidenti, indicando così dove concentrare gli sforzi per primi.
• Utilizzare i dati sul comportamento di guida come materiale di coaching, non come punizione. Frenate brusche, eccesso di velocità e accelerazioni rapide segnalate dalla telematica sono utili quando servono ad avviare una conversazione con il conducente, non quando vengono utilizzate esclusivamente per provvedimenti disciplinari. Le flotte che impostano questo approccio come coaching ottengono una migliore conformità nel lungo periodo rispetto a quelle che partono dalle sanzioni.
• Integrare un processo di risposta a richiami e difetti. I richiami aperti che rimangono irrisolti su veicoli in servizio rappresentano un rischio di responsabilità facile da trascurare una volta che un veicolo viene utilizzato quotidianamente. Un processo definito per individuare e chiudere i richiami — esattamente ciò per cui è stato progettato il programma Recall+ di EMKAY — elimina questa lacuna senza aggiungere lavoro manuale di monitoraggio al team della flotta.
• Rivedere annualmente il programma di sicurezza sulla base dei dati sui sinistri. Un programma creato due anni fa potrebbe ancora cercare di risolvere il problema dell’anno scorso. Confrontare gli attuali modelli di incidenti con il progetto originale del programma mantiene gli sforzi concentrati sui rischi presenti oggi.

Il ritorno di un programma di sicurezza è più lento rispetto a una correzione nella manutenzione, ma è duraturo. Una minore frequenza dei sinistri si riflette nelle trattative per i rinnovi assicurativi, e meno incidenti significano meno veicoli ritirati dal servizio per le riparazioni.

Come costruire un piano di riduzione dei costi

La riduzione dei costi della flotta fallisce più spesso quando viene trattata come un’unica iniziativa anziché come una disciplina operativa continua. Alcuni principi aiutano a mantenere il piano concreto:

• Partire dai dati prima di fissare gli obiettivi. Stabilire un obiettivo di riduzione dei costi senza una base di riferimento porta generalmente a tagliare nei punti sbagliati — manutenzione rinviata, formazione saltata — creando costi maggiori in seguito.
• Dare priorità prima ai fattori con il ciclo di feedback più breve. Le modifiche alla manutenzione si riflettono nel budget entro uno o due trimestri. I cambiamenti nei programmi di sicurezza richiedono più tempo per comparire nei dati sui sinistri e sui rinnovi, quindi abbinare un risultato rapido a uno più lento mantiene lo slancio senza fare promesse eccessive.
• Assegnare la responsabilità di ciascun fattore. I piani di riduzione dei costi che dipendono interamente dal fleet manager tendono a bloccarsi quando intervengono altre priorità. Suddividere la supervisione della manutenzione e la responsabilità del programma di sicurezza tra due persone, anche informalmente, aiuta entrambi gli aspetti a continuare a progredire.
• Rivedere il piano ogni trimestre. I prezzi del carburante, la distribuzione dell’età dei veicoli e il turnover dei conducenti cambiano continuamente il quadro. Un piano di riduzione dei costi creato una volta e poi lasciato invariato smette entro un anno di rappresentare la flotta per cui era stato progettato.

In sintesi

I prezzi del carburante e i canoni di leasing continueranno a cambiare indipendentemente da ciò che fa il team della flotta. La vera leva si trova nella disciplina della manutenzione e nella progettazione del programma di sicurezza, ed entrambe producono nel tempo effetti cumulativi che all’inizio è facile sottovalutare. Una flotta che rafforza la manutenzione preventiva e costruisce un vero programma di sicurezza non sta soltanto riducendo i costi per il prossimo ciclo di budget — sta creando una struttura di costi più bassa per tutti i cicli successivi.

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