Todo gestor de frota acaba sendo solicitado a reduzir custos em algum momento, geralmente durante a temporada de orçamento e, às vezes, no meio de um trimestre ruim para os gastos com combustível. O instinto é começar pelas linhas mais fáceis de enxergar: preços de combustível, taxas de leasing e prêmios de seguro. Esses números acompanham o mercado e, em grande parte, estão fora do seu controle.

Os custos que realmente vale a pena atacar são aqueles sobre os quais a equipe de frota tem influência direta: como os veículos são mantidos e como são conduzidos. Se esses dois pontos forem bem administrados, os efeitos se espalham por praticamente todas as outras linhas do orçamento — economia de combustível, valor de revenda, renovações de seguro e tempo de inatividade não planejado.

Onde os custos da frota se escondem

Uma frota típica de veículos leves ou de serviço distribui seus gastos em cinco categorias:

• Combustível
• Manutenção
• Seguros e sinistros
• Depreciação
• Custos administrativos

O combustível recebe a maior parte da atenção porque seu custo é visível semanalmente. Manutenção e segurança são menos evidentes, mas seus efeitos se acumulam. Um veículo mal mantido consome mais combustível, quebra com mais frequência e conserva menos valor de revenda. Uma frota com uma cultura de segurança fraca continua pagando por isso em seu histórico de sinistros muito tempo depois que o incidente foi encerrado.

Por isso, as duas maiores alavancas controláveis em qualquer plano de redução de custos são a gestão da manutenção e o desenho do programa de segurança. Nenhuma delas gera economia da noite para o dia, mas ambas produzem resultados que se acumulam ano após ano.

Gestão da manutenção: a alavanca que a maioria das frotas subutiliza

A manutenção preventiva parece óbvia, e a maioria das frotas já possui alguma versão dela. Mas um cronograma de manutenção baseado em intervalos fixos de quilometragem não reflete a forma como os veículos são usados hoje, e os intervalos genéricos dos fabricantes raramente levam em conta o clima regional, o ciclo de trabalho ou a idade do veículo.

Alguns ajustes tendem a gerar ótimos resultados:

• Passar de uma programação baseada em calendário para uma baseada nas condições do veículo. Dados telemáticos — horas de motor, tempo em marcha lenta e códigos de falha — oferecem uma visão mais precisa do desgaste do veículo do que a quilometragem isoladamente. Uma van de serviço que permanece três horas por dia em marcha lenta em locais de trabalho precisa de um cronograma de manutenção diferente de outro veículo que percorre a mesma quilometragem principalmente em rodovias.
• Centralizar os registros de manutenção entre fornecedores. Frotas que utilizam uma combinação de concessionárias, oficinas independentes e mecânicos móveis frequentemente perdem visibilidade no momento em que um veículo sai de uma rede preferencial. Um histórico único de manutenção, mesmo que seja apenas uma planilha compartilhada básica, ajuda a identificar problemas recorrentes antes que eles se tornem caros.
• Definir um limite para manutenção adiada e fazê-lo cumprir. Adiar um serviço de freios de $200 porque o veículo "ainda está funcionando bem" é a forma como um serviço de $200 se transforma em um de $2,000, além de deixar o veículo fora de operação por uma semana. A maioria dos gestores de frota entende isso em teoria; as frotas que realmente economizam são aquelas que possuem uma política escrita que tira essa decisão das mãos do motorista.
• Acompanhar o custo de manutenção por veículo, e não apenas pela frota inteira. Números agregados escondem os casos fora da curva. Um pequeno número de unidades com alta quilometragem ou mais antigas frequentemente representa uma parcela desproporcional dos gastos totais de manutenção, e esses são os veículos que vale a pena substituir mais cedo em vez de continuar reparando.

Nada disso exige um grande investimento em tecnologia. Um pacote básico de telemática e um processo consistente de acompanhamento cobrem a maior parte dos ganhos; o restante depende de disciplina.

Programas de segurança da frota: a alavanca de custo com retorno mais lento

Os programas de segurança são mais difíceis de apresentar internamente como uma medida de redução de custos porque o retorno aparece nas renovações de seguro, na prevenção de sinistros e na maior vida útil dos veículos, em vez de surgir em uma fatura mensal. Isso facilita o subfinanciamento desses programas, e esse é um erro — a frequência e a gravidade dos acidentes estão entre os fatores que mais influenciam o custo total de propriedade de uma frota de veículos leves.

Um programa de segurança não precisa ser elaborado para fazer diferença:

• Estabelecer uma linha de base antes de fazer mudanças. Reúna doze meses de dados de incidentes, categorizados por causa, tipo de veículo e tempo de empresa do motorista. A maioria das frotas descobre que uma pequena porcentagem de motoristas ou rotas responde pela maior parte dos incidentes, o que mostra onde concentrar os esforços primeiro.
• Usar dados de comportamento ao volante como material de coaching, não como punição. Frenagens bruscas, excesso de velocidade e acelerações rápidas sinalizadas pela telemática são úteis quando servem para iniciar uma conversa com o motorista, e não quando são usadas apenas para medidas disciplinares. Frotas que tratam isso como coaching obtêm uma melhor conformidade a longo prazo do que aquelas que começam pelas penalidades.
• Criar um processo de resposta a recalls e defeitos. Recalls em aberto e sem tratamento em veículos ativos representam uma lacuna de responsabilidade que pode passar facilmente despercebida quando o veículo já está em uso diário. Um processo definido para identificar e resolver recalls — algo para o qual o programa Recall+ da EMKAY foi criado especificamente — elimina essa lacuna sem acrescentar trabalho manual de acompanhamento para a equipe da frota.
• Reavaliar o programa de segurança anualmente com base nos dados de sinistros. Um programa criado há dois anos pode estar tentando resolver o problema do ano passado. Comparar os padrões atuais de incidentes com o desenho original do programa mantém os esforços direcionados para onde o risco está hoje.

O retorno de um programa de segurança é mais lento do que o de uma melhoria de manutenção, mas é duradouro. Uma menor frequência de sinistros aparece nas negociações de renovação de seguro, e menos acidentes significam menos veículos retirados de operação para reparos.

Como montar um plano de redução de custos

A redução de custos da frota falha com mais frequência quando é tratada como uma iniciativa única em vez de uma disciplina operacional contínua. Alguns princípios ajudam a manter o plano bem fundamentado:

• Começar pelos dados antes de definir metas. Estabelecer uma meta de redução de custos sem uma linha de base costuma levar a cortes nos lugares errados — manutenção adiada, treinamentos cancelados — que geram custos maiores no futuro.
• Priorizar primeiro as alavancas com o ciclo de feedback mais curto. Mudanças na manutenção aparecem no orçamento dentro de um ou dois trimestres. Mudanças nos programas de segurança levam mais tempo para aparecer nos dados de sinistros e renovações, portanto combinar um ganho rápido com uma ação de retorno mais lento mantém o ritmo sem prometer demais.
• Atribuir responsabilidade por cada alavanca. Planos de redução de custos que ficam inteiramente nas mãos do gestor de frota tendem a estagnar quando outras prioridades surgem. Dividir a supervisão da manutenção e a responsabilidade pelo programa de segurança entre duas pessoas, mesmo informalmente, ajuda a manter ambos avançando.
• Revisar o plano trimestralmente. Preços de combustível, distribuição da idade dos veículos e rotatividade de motoristas mudam constantemente o cenário. Um plano de redução de custos criado uma única vez e deixado de lado deixa de refletir a frota para a qual foi desenvolvido em menos de um ano.

O ponto principal

Os preços do combustível e as taxas de leasing continuarão mudando independentemente do que a equipe da frota faça. A verdadeira capacidade de influência está na disciplina de manutenção e no desenho do programa de segurança, e ambos acumulam resultados ao longo do tempo de maneiras fáceis de subestimar no início. Uma frota que reforça a manutenção preventiva e cria um programa de segurança sólido não está apenas reduzindo custos para o próximo ciclo de orçamento — está construindo uma estrutura de custos mais baixa para todos os ciclos seguintes.

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