Каждому менеджеру автопарка рано или поздно приходится сокращать расходы — обычно в период бюджетного планирования, а иногда и посреди неудачного квартала с высокими расходами на топливо. Первый импульс — начать с самых заметных статей: цен на топливо, лизинговых ставок и страховых премий. Эти показатели меняются вместе с рынком и в значительной степени находятся вне вашего контроля.

Действительно стоит сосредоточиться на тех затратах, на которые команда автопарка может непосредственно влиять: на том, как обслуживаются автомобили и как ими управляют. Если правильно организовать эти два направления, последствия затронут почти каждую другую статью бюджета — топливную экономичность, остаточную стоимость, продление страховки и незапланированные простои.

Где скрываются затраты автопарка

Типичный парк легких или сервисных автомобилей распределяет расходы по пяти категориям:

• Топливо
• Техническое обслуживание
• Страхование и страховые случаи
• Амортизация
• Административные расходы

Топливу уделяют больше всего внимания, потому что его стоимость заметна каждую неделю. Техническое обслуживание и безопасность менее очевидны, но их последствия накапливаются. Плохо обслуживаемый автомобиль расходует больше топлива, чаще ломается и имеет меньшую стоимость при перепродаже. Автопарк со слабой культурой безопасности продолжает расплачиваться за это в своей истории страховых случаев еще долго после закрытия самого инцидента.

Именно поэтому два крупнейших управляемых рычага в любом плане снижения затрат — это управление техническим обслуживанием и разработка программы безопасности. Ни один из них не обеспечивает экономию мгновенно, но оба дают результаты, которые накапливаются год за годом.

Управление техническим обслуживанием: рычаг, который большинство автопарков используют недостаточно

Профилактическое обслуживание кажется очевидным, и у большинства автопарков уже существует какая-либо его форма. Но график обслуживания, построенный вокруг жестких интервалов пробега, не отражает того, как автомобили используются сегодня, а стандартные интервалы производителя редко учитывают региональный климат, режим эксплуатации или возраст автомобиля.

Несколько изменений обычно дают особенно хорошие результаты:

• Перейти от календарного обслуживания к обслуживанию по состоянию автомобиля. Телематические данные — часы работы двигателя, время холостого хода и коды неисправностей — дают более точное представление об износе автомобиля, чем один лишь пробег. Сервисный фургон, который ежедневно по три часа работает на холостом ходу на объектах, требует другого графика обслуживания, чем автомобиль, проезжающий тот же пробег преимущественно по шоссе.
• Централизовать историю технического обслуживания у всех поставщиков услуг. Автопарки, использующие сочетание дилерских сервисных центров, независимых мастерских и мобильных механиков, часто теряют прозрачность, как только автомобиль выходит за пределы предпочтительной сети. Единая история технического обслуживания, даже в виде простой общей таблицы, помогает выявлять повторяющиеся проблемы до того, как они станут дорогостоящими.
• Установить порог для отложенного обслуживания и строго его соблюдать. Отложить ремонт тормозов стоимостью $200 потому, что автомобиль «пока еще нормально ездит», — именно так ремонт на $200 превращается в ремонт на $2,000, плюс автомобиль оказывается вне эксплуатации на неделю. Большинство менеджеров автопарков понимают это в теории; экономят деньги те автопарки, у которых есть письменная политика, исключающая это решение из компетенции водителя.
• Отслеживать затраты на техническое обслуживание по каждому автомобилю, а не только по всему автопарку. Сводные показатели скрывают выбросы. Небольшое количество автомобилей с большим пробегом или значительным возрастом часто приходится на непропорционально большую долю общих расходов на обслуживание, и именно такие автомобили стоит выводить из эксплуатации раньше, а не продолжать ремонтировать.

Для этого не требуется крупных инвестиций в технологии. Базовый телематический пакет и последовательный процесс отслеживания обеспечивают большую часть результата; остальное зависит от дисциплины.

Программы безопасности автопарка: рычаг затрат с более долгосрочной отдачей

Программы безопасности сложнее представить внутри компании как инструмент сокращения затрат, потому что их эффект проявляется в продлении страховки, предотвращении страховых случаев и увеличении срока службы автомобилей, а не в ежемесячном счете. Из-за этого такие программы легко недофинансировать, и это ошибка — частота и тяжесть аварий относятся к крупнейшим факторам, влияющим на совокупную стоимость владения легким автопарком.

Программа безопасности не обязана быть сложной, чтобы дать заметный результат:

• Создать базовый уровень до внесения изменений. Соберите данные об инцидентах за двенадцать месяцев, классифицировав их по причине, типу автомобиля и стажу водителя. Большинство автопарков обнаруживают, что небольшой процент водителей или маршрутов приходится на большинство инцидентов, и это показывает, где следует сосредоточить усилия в первую очередь.
• Использовать данные о поведении за рулем для обучения, а не наказания. Резкое торможение, превышение скорости и резкие ускорения, отмеченные телематикой, полезны тогда, когда они становятся поводом для разговора с водителем, а не используются исключительно для дисциплинарных мер. Автопарки, которые рассматривают это как обучение, добиваются лучшего долгосрочного соблюдения требований, чем те, которые начинают со штрафов и наказаний.
• Создать процесс реагирования на отзывы и дефекты. Открытые отзывные кампании, остающиеся без внимания на активно используемых автомобилях, создают риск ответственности, который легко упустить после того, как автомобиль вошел в повседневную эксплуатацию. Определенный процесс выявления и закрытия отзывов — именно для этого разработана программа Recall+ от EMKAY — устраняет этот пробел, не добавляя команде автопарка ручной работы по отслеживанию.
• Ежегодно пересматривать программу безопасности на основе данных по страховым случаям. Программа, разработанная два года назад, может по-прежнему решать проблему прошлого года. Сравнение текущих закономерностей происшествий с первоначальным дизайном программы позволяет направлять усилия туда, где риск находится сегодня.

Отдача от программы безопасности наступает медленнее, чем от улучшения технического обслуживания, но она более долговечна. Снижение частоты страховых случаев отражается на переговорах при продлении страховки, а меньшее число аварий означает меньше автомобилей, выведенных из эксплуатации для ремонта.

Как составить план снижения затрат

Снижение затрат автопарка чаще всего терпит неудачу, когда его рассматривают как разовую инициативу, а не как постоянную операционную дисциплину. Несколько принципов помогают сделать план практичным:

• Начинать с данных, а не с целевых показателей. Постановка цели по сокращению затрат без исходной базы часто приводит к сокращениям не там, где нужно — откладывается обслуживание, отменяется обучение — а это создает более крупные расходы в будущем.
• Сначала отдавать приоритет рычагам с наиболее коротким циклом обратной связи. Изменения в техническом обслуживании отражаются в бюджете в течение одного-двух кварталов. Изменения в программах безопасности проявляются в данных по страховым случаям и продлениям позже, поэтому сочетание быстрой победы с более долгосрочной мерой позволяет сохранять темп без завышенных обещаний.
• Назначить ответственного за каждый рычаг. Планы по снижению затрат, полностью лежащие на менеджере автопарка, часто останавливаются, когда появляются другие приоритеты. Разделение ответственности за техническое обслуживание и программу безопасности между двумя сотрудниками, даже неформально, помогает поддерживать движение в обоих направлениях.
• Пересматривать план ежеквартально. Цены на топливо, возрастная структура автомобилей и текучесть водителей постоянно меняют общую картину. План снижения затрат, который создали один раз и больше не корректируют, менее чем за год перестает соответствовать автопарку, для которого он был разработан.

Итог

Цены на топливо и лизинговые ставки будут продолжать меняться независимо от действий команды автопарка. Реальный рычаг влияния находится в дисциплине технического обслуживания и грамотной разработке программы безопасности, причем эффект обоих направлений со временем накапливается и в начале его легко недооценить. Автопарк, который усиливает профилактическое обслуживание и создает полноценную программу безопасности, не просто сокращает расходы на следующий бюджетный цикл — он формирует более низкую структуру затрат для всех последующих циклов.

Ищете партнера, который поможет управлять техническим обслуживанием автопарка, соблюдением требований безопасности или отслеживанием отзывных кампаний в вашем парке легких автомобилей? Свяжитесь с EMKAY по телефону 630.250.7400 или по адресу info@emkay.com.