À un moment ou à un autre, chaque gestionnaire de flotte se voit demander de réduire les coûts, généralement pendant la période budgétaire, parfois au beau milieu d’un mauvais trimestre en matière de carburant. Le premier réflexe est souvent de commencer par les postes les plus visibles : prix du carburant, loyers de leasing et primes d’assurance. Ces chiffres évoluent avec le marché et échappent en grande partie à votre contrôle.

Les coûts qui méritent vraiment d’être ciblés sont ceux sur lesquels l’équipe flotte peut agir directement : la manière dont les véhicules sont entretenus et la façon dont ils sont conduits. Si ces deux aspects sont bien gérés, les effets se répercutent sur presque toutes les autres lignes du budget — consommation de carburant, valeur de revente, renouvellements d’assurance et immobilisations imprévues.

Où se cachent les coûts de flotte

Une flotte typique de véhicules légers ou de service répartit ses dépenses entre cinq catégories :

• Carburant
• Entretien
• Assurance et sinistres
• Dépréciation
• Frais administratifs

Le carburant attire le plus d’attention parce que son coût est visible chaque semaine. L’entretien et la sécurité sont moins évidents, mais leurs effets s’accumulent. Un véhicule mal entretenu consomme davantage de carburant, tombe plus souvent en panne et conserve une valeur de revente plus faible. Une flotte dont la culture de sécurité est insuffisante continue d’en payer le prix dans son historique de sinistres longtemps après la clôture d’un incident.

C’est pourquoi les deux principaux leviers contrôlables dans tout plan de réduction des coûts sont la gestion de l’entretien et la conception du programme de sécurité. Aucun des deux ne génère des économies du jour au lendemain, mais tous deux produisent des résultats qui s’accumulent année après année.

Gestion de l’entretien : le levier que la plupart des flottes sous-utilisent

L’entretien préventif paraît évident, et la plupart des flottes en ont déjà une forme. Mais un calendrier d’entretien fondé sur des intervalles kilométriques fixes ne reflète pas la manière dont les véhicules sont réellement utilisés aujourd’hui, et les intervalles génériques des constructeurs tiennent rarement compte du climat régional, du cycle d’utilisation ou de l’âge du véhicule.

Quelques ajustements ont tendance à produire d’excellents résultats :

• Passer d’une planification calendaire à une planification basée sur l’état du véhicule. Les données télématiques — heures moteur, temps de ralenti et codes d’erreur — donnent une image plus précise de l’usure du véhicule que le seul kilométrage. Une fourgonnette de service qui reste au ralenti trois heures par jour sur les sites d’intervention nécessite un calendrier d’entretien différent de celui d’un véhicule parcourant le même kilométrage principalement sur autoroute.
• Centraliser les dossiers d’entretien entre les différents prestataires. Les flottes qui font appel à un mélange de concessions, d’ateliers indépendants et de mécaniciens mobiles perdent souvent en visibilité dès qu’un véhicule sort du réseau privilégié. Un historique d’entretien unique, même sous la forme d’une simple feuille de calcul partagée, permet d’identifier les problèmes récurrents avant qu’ils ne deviennent coûteux.
• Définir un seuil pour l’entretien différé et le faire respecter. Reporter une intervention sur les freins à $200 parce qu’un véhicule « fonctionne encore correctement » est précisément la façon dont une réparation à $200 devient une réparation à $2,000, avec en plus un véhicule immobilisé pendant une semaine. La plupart des gestionnaires de flotte le savent en théorie ; les flottes qui économisent réellement sont celles qui disposent d’une politique écrite retirant cette décision des mains du conducteur.
• Suivre le coût d’entretien par véhicule, et pas seulement pour l’ensemble de la flotte. Les chiffres agrégés masquent les cas atypiques. Une poignée de véhicules à fort kilométrage ou vieillissants représentent souvent une part disproportionnée des dépenses totales d’entretien, et ce sont ces véhicules qu’il vaut mieux remplacer plus tôt plutôt que continuer à réparer.

Aucun de ces changements ne nécessite un investissement technologique important. Un système télématique de base et un processus de suivi cohérent permettent de réaliser l’essentiel des gains ; le reste repose sur la discipline.

Programmes de sécurité de flotte : le levier de coût au retour plus lent

Les programmes de sécurité sont plus difficiles à présenter en interne comme un outil de réduction des coûts, car leur retour se manifeste dans les renouvellements d’assurance, l’évitement des sinistres et la longévité des véhicules plutôt que sur une facture mensuelle. Ils sont donc faciles à sous-financer, et c’est une erreur : la fréquence et la gravité des accidents font partie des facteurs qui influencent le plus le coût total de possession d’une flotte de véhicules légers.

Un programme de sécurité n’a pas besoin d’être complexe pour produire des résultats :

• Établir une base de référence avant d’apporter des changements. Rassemblez douze mois de données sur les incidents, classées par cause, type de véhicule et ancienneté du conducteur. La plupart des flottes constatent qu’un faible pourcentage de conducteurs ou de trajets est responsable de la majorité des incidents, ce qui permet de savoir où concentrer les efforts en priorité.
• Utiliser les données de conduite comme outil de coaching, et non comme sanction. Les freinages brusques, excès de vitesse et accélérations rapides signalés par la télématique sont utiles lorsqu’ils servent à engager une discussion avec le conducteur, et non lorsqu’ils sont uniquement utilisés pour des mesures disciplinaires. Les flottes qui présentent cela comme du coaching obtiennent un meilleur respect à long terme que celles qui commencent par des sanctions.
• Mettre en place un processus de réponse aux rappels et aux défauts. Les rappels ouverts qui restent sans traitement sur des véhicules en service représentent un risque de responsabilité facile à négliger une fois que le véhicule est utilisé quotidiennement. Un processus défini pour identifier et clôturer les rappels — ce que le programme Recall+ d’EMKAY est spécifiquement conçu pour gérer — permet de combler cette lacune sans ajouter de travail manuel de suivi pour l’équipe flotte.
• Réévaluer chaque année le programme de sécurité à partir des données de sinistres. Un programme conçu il y a deux ans peut encore répondre au problème de l’année dernière. Comparer les tendances actuelles des incidents à la conception initiale du programme permet de maintenir les efforts concentrés sur les risques actuels.

Le retour d’un programme de sécurité est plus lent que celui d’une amélioration de l’entretien, mais il est durable. Une fréquence de sinistres plus faible se reflète dans les négociations de renouvellement d’assurance, et moins d’accidents signifie moins de véhicules retirés du service pour réparation.

Construire un plan de réduction des coûts

La réduction des coûts de flotte échoue le plus souvent lorsqu’elle est traitée comme une initiative ponctuelle plutôt que comme une discipline opérationnelle continue. Quelques principes permettent de maintenir le plan sur de bonnes bases :

• Commencer par les données avant de fixer les objectifs. Définir un objectif de réduction des coûts sans disposer d’une base de référence conduit généralement à réduire les dépenses aux mauvais endroits — entretien reporté, formations supprimées — ce qui crée des coûts plus importants par la suite.
• Donner d’abord la priorité aux leviers dont la boucle de rétroaction est la plus courte. Les changements apportés à l’entretien apparaissent dans le budget en un ou deux trimestres. Les modifications des programmes de sécurité mettent davantage de temps à apparaître dans les données de sinistres et de renouvellement, donc associer un gain rapide à une mesure plus lente permet de maintenir la dynamique sans promettre excessivement.
• Attribuer la responsabilité de chaque levier. Les plans de réduction des coûts entièrement confiés au gestionnaire de flotte ont tendance à stagner lorsque d’autres priorités apparaissent. Répartir la supervision de l’entretien et la responsabilité du programme de sécurité entre deux personnes, même de manière informelle, permet de faire progresser les deux volets.
• Réexaminer le plan chaque trimestre. Les prix du carburant, la répartition de l’âge des véhicules et le turnover des conducteurs modifient tous la situation. Un plan de réduction des coûts élaboré une seule fois et laissé sans mise à jour cesse de refléter la flotte pour laquelle il a été conçu en moins d’un an.

En résumé

Les prix du carburant et les loyers de leasing continueront d’évoluer, indépendamment de ce que fait l’équipe flotte. La véritable marge de manœuvre se trouve dans la discipline d’entretien et la conception du programme de sécurité, et les effets de ces deux leviers s’accumulent avec le temps d’une manière qu’il est facile de sous-estimer au départ. Une flotte qui renforce son entretien préventif et met en place un véritable programme de sécurité ne se contente pas de réduire les coûts pour le prochain cycle budgétaire — elle construit une structure de coûts plus faible pour tous les cycles suivants.

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