La copertura della rete conta più del tasso di rimborso

Una carta con un ottimo sconto è inutile se i vostri conducenti non riescono a trovare una stazione che la accetti. Prima di confrontare le percentuali di cashback, confrontate la rete della carta con i percorsi effettivi dei vostri conducenti — non solo le principali autostrade, ma anche le strade secondarie, le chiamate di assistenza e i cantieri dove i vostri veicoli trascorrono le giornate.

Chiedete ai fornitori una mappa della copertura o il numero di stazioni nella vostra specifica regione operativa. Le reti nazionali possono sembrare impressionanti su una pagina di vendita, ma la densità può variare in base allo stato e al marchio di carburante.

I controlli sulla spesa devono corrispondere al vostro rischio

Ogni piattaforma di carte carburante pubblicizza la "protezione dalle frodi", ma i controlli dietro questa espressione variano notevolmente. Cercate:

• Limiti di acquisto impostati per veicolo o per conducente, non solo per carta
• Restrizioni per tipo di prodotto (solo carburante rispetto a carburante più acquisti nel punto vendita)
• Restrizioni in base all'ora del giorno e al giorno della settimana
• Verifica del contachilometri o del PIN alla pompa
• Avvisi sulle transazioni in tempo reale per acquisti fuori dagli schemi abituali

Una carta che vi consente di bloccare tutti e cinque gli aspetti offre a un responsabile di una flotta di servizio una protezione molto maggiore rispetto a una che offre un limite di spesa fisso e si ferma lì.

La profondità della reportistica determina quanto sono utili i dati

Ogni carta carburante viene fornita con una dashboard. Poche hanno una dashboard che risponde alle domande a cui un responsabile di flotta deve trovare risposta: quali veicoli stanno rendendo meno del previsto in termini di MPG, quali conducenti stanno acquistando carburante premium quando le specifiche del veicolo richiedono quello normale e dove la spesa per il carburante sta deviando al di fuori dei percorsi previsti.

Prima di firmare, chiedete un report di esempio, non uno screenshot tratto da una demo. Verificate se la piattaforma suddivide i costi per veicolo, per conducente e per località e se tali dati possono essere esportati senza problemi nel sistema di gestione della flotta o di telematica che già utilizzate.

L'integrazione con la telematica fa risparmiare davvero tempo amministrativo

Se la vostra flotta utilizza già il tracciamento GPS o una piattaforma telematica, una carta carburante che comunica con essa elimina un livello di riconciliazione manuale. Le carte integrate possono segnalare un acquisto effettuato al di fuori del percorso noto di un veicolo o al di fuori degli orari programmati, senza che un responsabile debba confrontare manualmente due sistemi separati.

Se non utilizzate ancora la telematica, vale comunque la pena chiedere informazioni — molti fornitori includono un livello di tracciamento di base, e questo può influenzare quale carta abbia più senso a lungo termine.

Controllate la struttura delle commissioni, non solo lo sconto

Rimborsi e sconti ricevono la massima attenzione nei materiali di marketing. È con le commissioni che spesso i conti non tornano:

• Commissioni mensili sul conto o per carta
• Commissioni sulle transazioni per acquisti fuori rete
• Commissioni per estratti conto cartacei o carte inattive
• Commissioni per la sostituzione accelerata della carta

Fate i calcoli in base alle dimensioni della vostra flotta e al volume di carburante, non allo scenario di esempio del fornitore. Una carta con uno sconto pubblicizzato più piccolo ma senza commissioni per carta può superare una carta con uno sconto maggiore gravato da costi mensili una volta che si supera una manciata di veicoli.

Non trascurate la compatibilità con la ricarica dei veicoli elettrici

Se una parte della vostra flotta è già passata all'elettrico o si sta dirigendo in quella direzione, chiedete se la carta (o un prodotto complementare dello stesso fornitore) copre le reti pubbliche di ricarica. Alcuni fornitori di carte carburante hanno aggiunto opzioni di rimborso della ricarica o di pagamento diretto.

Un rapido controllo prima di firmare

Prima di impegnarvi con un fornitore, esaminate questo elenco:

• La rete corrisponde ai luoghi in cui i miei veicoli circolano effettivamente, non solo ai principali corridoi?
• Posso impostare controlli a livello di conducente e di veicolo, non solo a livello di account?
• La reportistica suddivide chiaramente i dati per veicolo e conducente?
• Si integra con la piattaforma telematica o di gestione della flotta che già utilizzo?
• Ho calcolato il costo totale, comprese le commissioni, e non solo il rimborso?
• Ha un piano per la ricarica dei veicoli elettrici, anche se non ne ho ancora bisogno?

La scelta giusta è quella che corrisponde ai modelli di guida e al flusso di lavoro amministrativo della vostra flotta.

Gestire la spesa per il carburante è solo una parte di un'operazione di flotta molto più ampia. EMKAY collabora con i responsabili di flotta per creare programmi per il carburante, strategie di acquisizione dei veicoli e piani di manutenzione adatti al modo in cui le loro flotte operano effettivamente. Contattateci al 630.250.7400 o all'indirizzo info@emkay.com per discutere delle esigenze della vostra flotta.