Бюджети автопарків рідко перевищуються через одне невдале рішення. Частіше це трапляється тому, що десятки невеликих витрат — технічне обслуговування, відкладене на кілька тижнів, маршрут із зайвими милями, автомобіль, який місяцями використовується недостатньо — непомітно накопичуються, доки річну суму вже важко пояснити. Аналіз витрат на управління автопарком допомагає виявити ці витрати до того, як вони накопичаться, і починається він із точного розуміння того, які саме витрати потрібно включати в розрахунок.

Що входить до витрат на управління автопарком

Для легкових і сервісних автопарків — седанів, SUV, фургонів і робочих вантажівок, які використовуються для щоденних операцій, а не для далеких вантажних перевезень, — витрати зазвичай поділяються на дві категорії: постійні та змінні.

Постійні витрати залишаються приблизно однаковими незалежно від того, скільки їздить автомобіль. До цієї категорії належать:

• Лізингові або кредитні платежі за кожен автомобіль
• Страхові внески
• Плата за ліцензування та реєстрацію
• Підписки на програмне забезпечення для управління автопарком

Змінні витрати залежать від використання та поведінки:

• Пальне
• Планове технічне обслуговування та непередбачені ремонти
• Заміна шин і деталей
• Платні дороги та паркування

Третя категорія — непрямі витрати — часто приховується в бюджетах інших підрозділів. Адміністративний час, витрачений на планування технічного обслуговування, відстеження компенсацій за пробіг або звіряння виписок за паливними картками, рідко відображається окремим рядком як «витрати автопарку», але все одно створює реальні накладні витрати. Об’єднання цих витрат в одному представленні — перший крок аналізу витрат на управління автопарком.

Розрахунок загальної вартості володіння

Загальна вартість володіння (TCO) — це показник, який об’єднує постійні та змінні витрати в одну суму на автомобіль протягом усього строку його експлуатації. TCO включає:

1. Вартість придбання, незалежно від того, придбано автомобіль чи взято в лізинг
2. Пальне, спожите протягом строку експлуатації автомобіля
3. Витрати на технічне обслуговування та ремонт — як планові, так і позапланові
4. Страхування та ліцензування
5. Вартість перепродажу або ліквідаційна вартість наприкінці строку експлуатації автомобіля

Два автомобілі з однаковою ціною за прайс-листом можуть мати дуже різні показники TCO після врахування паливної ефективності, історії технічного обслуговування та вартості перепродажу. Автомобіль із нижчою початковою вартістю, але частими ремонтами, може зрештою коштувати дорожче протягом усього життєвого циклу, ніж автомобіль із вищою початковою ціною та кращою історією обслуговування. Саме TCO показує цю різницю — порівняння лише вартості придбання її приховує.

Вартість управління автопарком на один автомобіль і вартість за милю

Після визначення TCO наступним корисним показником є вартість за милю (CPM): загальні витрати автопарку, поділені на загальну кількість миль, пройдених за той самий період. CPM перетворює абстрактний річний бюджет на показник, який можна порівнювати між автомобілями, маршрутами й навіть із галузевими орієнтирами для легкових автопарків.

Формула проста:

CPM = (Постійні витрати + Змінні витрати) ÷ Загальна кількість пройдених миль

Відстеження вартості на один автомобіль разом із CPM допомагає визначити, які активи автопарку виправдовують свої витрати, а які починають ставати тягарем для бюджету. Якщо CPM автомобіля стабільно зростає квартал за кварталом, навіть коли його пробіг залишається незмінним, це зазвичай свідчить про те, що витрати на технічне обслуговування або низька паливна ефективність починають переважувати цінність подальшої експлуатації. Спостереження за цією тенденцією дає менеджерам автопарку підкріплену даними підставу порушити питання перед фінансовим відділом до того, як рішення про заміну стане терміновим, а не запланованим.

Де враховуються витрати автопарку на пальне

Пальне залишається однією з найбільших змінних статей витрат для більшості легкових і сервісних автопарків, і водночас це одна з найбільш керованих статей. На витрати автопарку на пальне впливають кілька факторів, окрім ціни на заправці:

• Робота на холостому ходу. Автомобілі, які залишаються заведені під час стоянки, споживають пальне, не додаючи жодної милі до показників одометра, і ці втрати накопичуються в автопарку будь-якого розміру.
• Ефективність маршрутів. Погано сплановані маршрути додають зайві милі, а кожна додаткова миля означає витрати на пальне та зношування на додачу до втраченого часу.
• Поведінка водія. Різке прискорення та інтенсивне гальмування помітно знижують паливну ефективність, особливо на швидкості автомагістралі.
• Вибір автомобіля. Підбір розміру автомобіля та силової установки відповідно до завдання — замість автоматичного вибору найбільшого доступного варіанта — допомагає утримувати витрати на пальне пропорційними фактичній потребі.

Дані телематики та паливних карток дають менеджерам автопарку видимість щодо всіх чотирьох факторів без необхідності покладатися на ручні журнали пробігу або самостійні звіти водіїв про споживання пального. Деякі автопарки також розглядають електричні або гібридні автомобілі для маршрутів із меншим пробігом, оскільки ціни на пальне залишаються нестабільними. Економія на пальному та технічному обслуговуванні може бути суттєвою, хоча розрахунок значною мірою залежить від профілю маршруту, доступу до заряджання та початкової вартості автомобіля.

Стратегії скорочення витрат автопарку

Після того як TCO і CPM визначені як базові показники, практичне питання полягає в тому, як знизити ці значення без погіршення рівня обслуговування. Кілька підходів стабільно дають результати для легкових і сервісних автопарків:

• Перейти на технічне обслуговування за фактичним станом. Планування обслуговування відповідно до реальних мотогодин і пробігу, а не за фіксованим календарним інтервалом, допомагає раніше виявляти проблеми та уникати оплати технічного обслуговування, яке автомобілю ще не потрібне.
• Оптимізувати розмір автопарку. Автомобілі, які тижнями простоюють без роботи, все одно продовжують створювати витрати на страхування, амортизацію та ліцензування. Періодичний аналіз використання часто виявляє активи, які можна перерозподілити або вивести з експлуатації без впливу на рівень обслуговування.
• Коригувати поведінку водіїв. Скорочення роботи на холостому ходу, плавніше прискорення та дотримання маршрутів — це навички, яких можна навчитися, а програми коучингу на основі телематики надають водіям прямий зворотний зв’язок замість того, щоб покладатися на звіти постфактум.
• Консолідувати постачальників і запаси деталей. Розрізнені відносини з ремонтними компаніями та дублювання замовлень запчастин збільшують витрати на технічне обслуговування так, що це часто стає помітно лише після порівняння рахунків між різними сервісами.
• Закладати строки заміни в бюджет, а не реагувати на них постфактум. Чекати, поки автомобіль зламається, щоб почати планувати його заміну, майже завжди коштує дорожче, ніж запланувати заміну на момент, коли експлуатаційні витрати починають перевищувати амортизацію.

Жоден із цих підходів не потребує повної перебудови. Більшість автопарків отримують найбільший ефект, якщо спочатку зосереджуються на одній або двох із цих сфер — залежно від того, яка категорія витрат найшвидше зростає у їхніх власних даних.

Як перетворити дані про витрати на рішення

Відстеження TCO, CPM і витрат на пальне на спільній панелі дає менеджерам автопарку та фінансовим командам єдину точку відліку замість окремих таблиць, які ніколи повністю не узгоджуються. Видимість цих показників у реальному часі також скорочує проміжок між виявленням проблеми з витратами та діями у відповідь — динаміка CPM автомобіля може вказати на необхідність заміни за кілька місяців до того, як поломка змусить прийняти це рішення.

Правильний аналіз витрат потребує постійного відстеження, а не одноразової перевірки. Автопарки, які регулярно переглядають показники TCO і CPM, раніше помічають поступове зростання витрат і приймають рішення щодо заміни автомобілів, технічного обслуговування та поведінки водіїв на основі актуальних даних, а не минулорічних припущень.

Потрібна допомога у створенні стратегії управління витратами, адаптованої до пробігу та складу транспортних засобів вашого автопарку? Зв’яжіться з EMKAY за номером 630.250.7400 або за адресою info@emkay.com.