Кожному менеджеру автопарку рано чи пізно доводиться скорочувати витрати — зазвичай під час бюджетного планування, а іноді посеред невдалого кварталу з високими витратами на пальне. Перший імпульс — почати з найпомітніших статей: цін на пальне, лізингових ставок і страхових премій. Ці показники змінюються разом із ринком і значною мірою перебувають поза вашим контролем.

Насправді варто зосередитися на тих витратах, на які команда автопарку може безпосередньо впливати: як обслуговуються автомобілі та як ними керують. Якщо правильно організувати ці два напрями, наслідки торкнуться майже кожної іншої статті бюджету — паливної економічності, вартості перепродажу, продовження страхування та незапланованих простоїв.

Де приховуються витрати автопарку

Типовий парк легких або сервісних автомобілів розподіляє витрати між п’ятьма категоріями:

• Пальне
• Технічне обслуговування
• Страхування та страхові випадки
• Амортизація
• Адміністративні витрати

Пальне отримує найбільше уваги, оскільки його вартість помітна щотижня. Технічне обслуговування та безпека менш очевидні, але їхній вплив накопичується. Погано обслуговуваний автомобіль споживає більше пального, частіше виходить із ладу та має нижчу вартість при перепродажі. Автопарк зі слабкою культурою безпеки продовжує розплачуватися за це у своїй історії страхових випадків ще довго після закриття самого інциденту.

Саме тому два найбільші керовані важелі в будь-якому плані скорочення витрат — це управління технічним обслуговуванням і розробка програми безпеки. Жоден із них не дає економії миттєво, але обидва забезпечують результати, які накопичуються рік за роком.

Управління технічним обслуговуванням: важіль, який більшість автопарків використовують недостатньо

Профілактичне обслуговування здається очевидним, і більшість автопарків уже мають якусь його форму. Але графік обслуговування, побудований навколо жорстких інтервалів пробігу, не відображає того, як автомобілі використовуються сьогодні, а стандартні інтервали виробника рідко враховують регіональний клімат, режим експлуатації або вік автомобіля.

Кілька змін зазвичай дають особливо хороші результати:

• Перейти від календарного обслуговування до обслуговування за станом автомобіля. Телематичні дані — години роботи двигуна, час роботи на холостому ходу та коди несправностей — дають точніше уявлення про зношення автомобіля, ніж сам пробіг. Сервісний фургон, який щодня по три години працює на холостому ходу на об’єктах, потребує іншого графіка технічного обслуговування, ніж автомобіль, що проїжджає ту саму відстань переважно автострадою.
• Централізувати історію технічного обслуговування в усіх постачальників послуг. Автопарки, які використовують поєднання дилерських сервісних центрів, незалежних майстерень і мобільних механіків, часто втрачають прозорість, щойно автомобіль виходить за межі пріоритетної мережі. Єдина історія технічного обслуговування, навіть у вигляді простої спільної таблиці, допомагає виявляти повторювані проблеми до того, як вони стануть дорогими.
• Установити поріг для відкладеного обслуговування та суворо його дотримуватися. Відкласти ремонт гальм вартістю $200 тому, що автомобіль «ще нормально їздить», — саме так ремонт на $200 перетворюється на ремонт на $2,000, а автомобіль додатково вибуває з експлуатації на тиждень. Більшість менеджерів автопарків розуміють це в теорії; гроші заощаджують ті автопарки, які мають письмову політику, що забирає це рішення з рук водія.
• Відстежувати витрати на технічне обслуговування для кожного автомобіля, а не лише для всього автопарку. Зведені показники приховують відхилення. Невелика кількість автомобілів із великим пробігом або значним віком часто становить непропорційно велику частку загальних витрат на обслуговування, і саме такі автомобілі варто виводити з експлуатації раніше, а не продовжувати ремонтувати.

Для цього не потрібні великі інвестиції в технології. Базовий телематичний пакет і послідовний процес відстеження забезпечують більшу частину результату; решта залежить від дисципліни.

Програми безпеки автопарку: важіль витрат із довшою віддачею

Програми безпеки складніше представити всередині компанії як інструмент скорочення витрат, оскільки їхній ефект проявляється у продовженні страхування, уникненні страхових випадків і збільшенні строку служби автомобілів, а не в щомісячному рахунку. Через це такі програми легко недофінансувати, і це помилка — частота та тяжкість аварій належать до найбільших чинників, що впливають на сукупну вартість володіння легким автопарком.

Програма безпеки не повинна бути складною, щоб дати помітний результат:

• Створити базовий рівень до внесення змін. Зберіть дані про інциденти за дванадцять місяців, класифікувавши їх за причиною, типом автомобіля та стажем водія. Більшість автопарків виявляють, що невеликий відсоток водіїв або маршрутів припадає на більшість інцидентів, і це показує, де слід зосередити зусилля насамперед.
• Використовувати дані про поведінку за кермом для навчання, а не покарання. Різке гальмування, перевищення швидкості та різкі прискорення, зафіксовані телематикою, корисні тоді, коли вони стають приводом для розмови з водієм, а не використовуються виключно для дисциплінарних заходів. Автопарки, які розглядають це як коучинг, досягають кращого довгострокового дотримання вимог, ніж ті, що починають зі штрафів і покарань.
• Створити процес реагування на відкликання та дефекти. Відкриті відкличні кампанії, які залишаються без уваги на активно використовуваних автомобілях, створюють ризик відповідальності, який легко не помітити після того, як автомобіль увійшов у щоденну експлуатацію. Визначений процес виявлення та закриття відкликань — саме для цього розроблена програма Recall+ від EMKAY — усуває цю прогалину, не додаючи команді автопарку ручної роботи з відстеження.
• Щороку переглядати програму безпеки на основі даних про страхові випадки. Програма, розроблена два роки тому, може й досі вирішувати проблему минулого року. Порівняння поточних закономірностей інцидентів із початковим дизайном програми дозволяє спрямовувати зусилля туди, де ризик знаходиться сьогодні.

Віддача від програми безпеки настає повільніше, ніж від покращення технічного обслуговування, але вона довготривала. Зниження частоти страхових випадків відображається на переговорах під час продовження страхування, а менша кількість аварій означає менше автомобілів, виведених з експлуатації для ремонту.

Як скласти план скорочення витрат

Скорочення витрат автопарку найчастіше зазнає невдачі, коли його розглядають як разову ініціативу, а не як постійну операційну дисципліну. Кілька принципів допомагають зробити план практичним:

• Починати з даних, а не з цільових показників. Постановка мети зі скорочення витрат без вихідної бази часто призводить до скорочень не там, де потрібно — відкладається технічне обслуговування, пропускається навчання — і це створює більші витрати в майбутньому.
• Спочатку надавати пріоритет важелям із найкоротшим циклом зворотного зв’язку. Зміни в технічному обслуговуванні відображаються в бюджеті протягом одного-двох кварталів. Зміни в програмах безпеки потребують більше часу, щоб проявитися в даних про страхові випадки та продовження полісів, тому поєднання швидкого результату з довгостроковою мірою допомагає підтримувати темп без завищених обіцянок.
• Призначити відповідального за кожен важіль. Плани зі скорочення витрат, які повністю лежать на менеджері автопарку, часто зупиняються, коли з’являються інші пріоритети. Розподіл відповідальності за технічне обслуговування та програму безпеки між двома працівниками, навіть неформально, допомагає підтримувати рух в обох напрямах.
• Переглядати план щоквартально. Ціни на пальне, вікова структура автомобілів і плинність водіїв постійно змінюють загальну картину. План скорочення витрат, який створили один раз і більше не коригують, менш ніж за рік перестає відповідати автопарку, для якого його було розроблено.

Підсумок

Ціни на пальне та лізингові ставки продовжуватимуть змінюватися незалежно від дій команди автопарку. Реальний важіль впливу знаходиться в дисципліні технічного обслуговування та грамотній побудові програми безпеки, причому ефект обох напрямів з часом накопичується і на початку його легко недооцінити. Автопарк, який посилює профілактичне обслуговування та створює повноцінну програму безпеки, не просто скорочує витрати на наступний бюджетний цикл — він формує нижчу структуру витрат для всіх наступних циклів.

Шукаєте партнера, який допоможе керувати технічним обслуговуванням автопарку, дотриманням вимог безпеки або відстеженням відкличних кампаній у вашому парку легких автомобілів? Зв’яжіться з EMKAY за номером 630.250.7400 або за адресою info@emkay.com.